Registro de millas para contratistas

Sí, si el trabajo es tu propio negocio: aceptas trabajos de tus propios clientes, o trabajas como subcontratista para un contratista que te paga por el trabajo y te deja decidir cómo hacerlo, sin retenerte impuestos, con un 1099 o en efectivo, y el negocio es solo tuyo. Tus millas de negocio van en la línea 9 del Schedule C, con la tarifa estándar por milla del IRS o como la parte de negocio de los gastos de funcionamiento de la camioneta, como gasolina, reparaciones y seguro, más el estacionamiento y los peajes de negocio. Hay tres límites. El viaje entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual es trayecto al trabajo y no cuenta, a menos que una oficina en casa sea tu lugar principal de negocios. Necesitas un registro de cada viaje de negocio, llevado sobre la marcha. Y la tarifa por milla solo se puede usar en una camioneta propia si usaste la tarifa en el primer año de esa camioneta en tu negocio; así que, si llevas años trabajando con la misma camioneta sin deducir sus millas, pregúntale a un preparador de impuestos qué método puedes usar ahora con ella. No necesitas una LLC; una LLC de un solo dueño también presenta el Schedule C, a menos que hayas elegido que tribute como corporación (guía de millas para contratistas, en inglés).

No en tu declaración federal. Un empleado no puede deducir las millas que su empleador no le reembolsa, y la ley tributaria de 2025 lo hizo permanente, salvo para unos pocos grupos que la ley nombra, como los reservistas de las Fuerzas Armadas (Aviso 2026-10 del IRS). Lo que sí puedes hacer es pedirle a tu empleador que te reembolse las millas. Con un plan con rendición de cuentas, en el que le justificas las millas a tu empleador y devuelves lo que te paguen de más, ese dinero no es ingreso para ti. Un informe de OdoTax hecho con la tarifa por milla de tu empleador se imprime como una solicitud de reembolso de millas (quién puede usar la tarifa de negocio, en inglés).

Solo los viajes de tus propios trabajos, y las reglas del primer y el último viaje del día se aplican al negocio extra por separado. En un mismo año puedes ser empleado en un trabajo y trabajar por tu cuenta en otro, y solo ese trabajo extra es un negocio en tu declaración. Un sábado, de tu casa al primer trabajo del fin de semana y del último de regreso son trayecto al trabajo, a menos que tu negocio extra tenga una oficina en casa que reúna los requisitos o que la obra sea temporal y esté fuera de tu área metropolitana. La Publicación 463 dice que el viaje “entre la casa y un trabajo de medio tiempo en un día libre del trabajo principal” es trayecto al trabajo. Los viajes entre trabajos del fin de semana cuentan. Entre semana, un viaje directo de tu trabajo con W-2 a un trabajo extra también cuenta: la Publicación 463 permite deducir “el gasto de ir de un lugar de trabajo al otro”. El viaje de tu casa al lugar de trabajo de tu empleador nunca cuenta, y una oficina en casa para el negocio extra no cambia eso, porque la regla de la oficina en casa cubre solo los viajes del mismo negocio. Además, el trabajo extra tiene que hacerse para obtener ganancias “con continuidad y regularidad”: las instrucciones del Schedule C dicen que “una actividad esporádica, una actividad sin fines de lucro o un pasatiempo no califican como negocio”.

Sí, y el ingreso también va en tu declaración: la Publicación 334, la guía tributaria del IRS para pequeños negocios, dice que hay que declarar “todos los ingresos que se reciban del negocio, incluidos los que no se informen en un Formulario 1099”. Tus gastos del negocio, incluidas las millas, se restan de ese ingreso en el Schedule C de la misma manera. Un negocio solo tiene que enviar un 1099-NEC si te pagó $2,000 o más en 2026 ($600 hasta 2025) en el curso de su negocio. Quien paga por un trabajo en su propia casa no envía ninguno (“los pagos personales no se declaran”), así que en muchos trabajos nunca llega uno (de dónde viene el 1099, en inglés).

Por lo general, no en tu propio Schedule C. Si trabajas en tu corporación S, el IRS te trata como su empleado y considera salario lo que te paga, así que lo habitual es que la corporación te reembolse las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas, y ese pago no es ingreso para ti. Una LLC con dos o más dueños tributa como sociedad colectiva, a menos que haya elegido otra cosa, así que los gastos del negocio por lo general van en la declaración de la sociedad, no en un Schedule C tuyo. En cualquier caso, el mismo registro de millas respalda las cifras; organiza esto con tu contador.

Si trabajas desde un taller o una bodega: del taller a una obra, de una obra a otra, del taller o de una obra a la tienda de materiales, y a casa de un cliente para darle un presupuesto. La Publicación 463 incluye “visitar a clientes” entre los viajes deducibles, y su ejemplo de uso de negocio incluye viajes para “reunirse con proveedores y otros subcontratistas”. De tu casa al taller y de regreso es trayecto al trabajo por lejos que quede, a menos que tu oficina en casa reúna los requisitos (más abajo), y manejar para asuntos de tu casa o de tu familia es personal. Que el viaje de tu casa directo a una obra cuente depende del lugar desde donde trabajas, que es la siguiente pregunta (los viajes que cuentan, en inglés).

Depende del lugar desde donde trabajas. Con un taller o una bodega donde trabajas con regularidad, de tu casa a una obra temporal y de regreso cuenta sin importar la distancia, pero de tu casa al taller no. Con una oficina en casa que reúne los requisitos como tu lugar principal de negocios, de tu casa a cualquier obra cuenta, y también de tu casa al taller. Sin ninguno de los dos, el primer viaje del día y el último son trayecto al trabajo, a menos que la obra sea temporal y esté fuera de tu área metropolitana; los viajes entre obras cuentan en todos los casos (el primer y el último viaje, en inglés).

A menos que tu oficina en casa reúna los requisitos, la Publicación 463 trata tu primera parada como tu oficina: “el lugar del primer contacto de negocios dentro del área metropolitana se considera la oficina”. Así que de tu casa al primer trabajo y del último de regreso a casa son trayecto al trabajo, y cada viaje entre ellos es de negocio, incluidas las idas por materiales. De tu casa a una obra temporal fuera de tu área metropolitana, y de regreso, cuenta. El IRS no da una distancia en millas para un área metropolitana, solo “el área dentro de los límites de la ciudad y los suburbios que se consideran parte de esa área metropolitana”, así que, si una obra queda cerca del límite, pregúntale a tu preparador de impuestos (sin taller ni oficina en casa, en inglés).

Una obra es temporal cuando “se espera de forma realista que el trabajo dure (y de hecho dura) 1 año o menos”. Una obra que desde el principio se espera que dure más de un año “no es temporal, sin importar si en realidad dura más de 1 año”, y de tu casa a ella es trayecto al trabajo. Si una obra que esperabas terminar en un año o menos resulta durar más, sigue siendo temporal hasta el día en que te das cuenta: los viajes desde tu casa antes de esa fecha cuentan, y los de después son trayecto al trabajo (taller o bodega, en inglés).

Puede ser, si ese espacio es tu lugar principal de negocios. Lo deciden dos cosas: usas un área específica exclusivamente y con regularidad para el papeleo del negocio (presupuestos, facturación, pedidos, la contabilidad), y no tienes otro lugar fijo donde hagas una parte importante de ese papeleo. La Publicación 587, la guía del IRS sobre el uso de tu casa para el negocio, da el ejemplo de Sid, un plomero que trabaja por su cuenta en las casas de sus clientes y lleva la contabilidad en una pequeña oficina en su casa; su oficina reúne los requisitos. Una mesa de cocina donde también come la familia no los reúne, y tampoco una oficina en casa si llevas la contabilidad en un escritorio del taller. Un taller que se usa solo para guardar, cortar y cargar materiales no cuenta en tu contra. Cuando la oficina reúne los requisitos, cada viaje de tu casa a una obra cuenta, y también de tu casa al taller (la prueba de la oficina en casa, en inglés).

No. Dice la Publicación 463: “Transportar herramientas o instrumentos en el automóvil al ir y volver del trabajo no hace deducibles los gastos del automóvil”; solo lo es un costo adicional por transportarlos, como rentar un remolque. Un anuncio en la camioneta “no cambia el uso del automóvil de uso personal a uso de negocio”. Atender llamadas de negocio en el camino, o hablar de negocios con alguien que va contigo, tampoco: el ejemplo de la Publicación 463 nombra las dos cosas y dice que “no convierten el viaje personal en uno de negocio” (las herramientas en la camioneta, en inglés).

Parar a comer no rompe el uso de negocio: la Publicación 463 dice que “el uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas de negocio, no es una interrupción del uso de negocio”. Un desvío de verdad es distinto. Si por un motivo personal no vas directo de un trabajo al siguiente, “no se puede deducir más de lo que habría costado ir directamente”, así que cuenta las millas de la ruta directa (viajes de ida y vuelta y rutas, en inglés).

El Schedule C, Ganancias o pérdidas de negocios, es la parte de tu declaración federal donde un negocio que es solo tuyo, con o sin empleados, declara sus ingresos y sus gastos; lo que queda es la ganancia sobre la que se calculan el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Tu camioneta aparece en él dos veces: lo que suman sus millas de negocio, en la línea 9, gastos de automóvil y camión, y su uso, en la Parte IV, información sobre el vehículo (cuándo empezó a usarse para el negocio y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras). No tienes que detallar las deducciones: las millas de negocio se restan de tu ganancia, y esa ganancia pasa a tu Formulario 1040 (por medio del Schedule 1), así que también puedes tomar la deducción estándar. Detallar las deducciones solo importa para las millas por motivos médicos y las de caridad (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

Es una sola cantidad del IRS por milla de negocio que cubre lo que cuesta usar la camioneta, fijada a partir de un estudio anual de los costos de usar un carro. Para 2026 es de 72.5¢ por milla para los viajes hasta el 30 de junio (Aviso 2026-10) y de 76¢ para los viajes desde el 1 de julio (Anuncio 2026-11), una subida que se debe al aumento de los precios del combustible. Cada viaje lleva la tarifa de su propia fecha: el electricista de esta página manejó 7,150 millas de negocio antes del 1 de julio y 7,600 después, que suman 7,150 × $0.725 + 7,600 × $0.76 = $10,959.75. OdoTax calcula cada viaje según su fecha, así que las dos mitades se suman por sí solas (las tarifas de 2026, en inglés).

No. Un reembolso de impuestos es dinero que te devuelven; una deducción reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos, y las cantidades en dólares que OdoTax muestra en tus viajes son esa deducción, no dinero en efectivo. En el Schedule C, la deducción reduce dos impuestos. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia baja unos 14¢ por cada dólar deducido (el 15.3% sobre el 92.35% de la ganancia), lo que a 76¢ por milla son unos 10.7¢ por milla, siempre que tus salarios y tus ingresos del trabajo por cuenta propia juntos se mantengan por debajo de $184,500 en 2026; por encima de esa cantidad, solo queda la parte de Medicare, del 2.9%. El impuesto sobre los ingresos también baja: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar. Cuánto suma todo eso depende de toda tu declaración, por eso OdoTax muestra la deducción, no un ahorro (deducción o reembolso, en inglés).

El estacionamiento y los peajes de negocio se suman aparte de las millas, por lo que pagaste, pero estacionar en tu propio taller es un gasto del trayecto al trabajo y no cuenta. Las multas de tránsito nunca cuentan: “No se pueden deducir las multas que se pagan ni las fianzas que se pierden por infracciones de tránsito”. Guarda un recibo de cualquier estacionamiento o peaje de $75 o más, a menos que no se pueda conseguir fácilmente; por debajo de esa cantidad, la anotación en tu registro es la prueba. En OdoTax agregas los montos al viaje que les corresponde, y la app guarda los montos, no los recibos (estacionamiento y peajes, en inglés).

Por lo general sí, si esperas deber $1,000 o más en el año después de restar los impuestos ya retenidos y los créditos reembolsables, porque nadie te retiene impuestos de lo que te pagan los clientes. Para 2026, los pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027, y cubren tanto el impuesto sobre los ingresos como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Los dos se calculan sobre la ganancia después de gastos, así que un registro de millas al día mantiene correcta la estimación. Las cantidades que evitan la multa del IRS por pago insuficiente están en Impuestos estimados trimestrales (en inglés).

No. En un año en que usas la tarifa estándar, la Publicación 463 dice que “no se pueden deducir la depreciación, los pagos de arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina (incluidos los impuestos sobre la gasolina), el aceite, el seguro ni las cuotas de registro del vehículo”: la tarifa ya los cubre, y 35¢ de cada milla de negocio de 2026 son la depreciación de la camioneta. Del pago del préstamo de la camioneta, solo se suma aparte la parte de negocio de los intereses. También se suman aparte el estacionamiento y los peajes de negocio y, como trabajas por cuenta propia, la parte de negocio del impuesto estatal y local sobre bienes muebles de la camioneta. Con la tarifa estándar no hay recibos de gasolina ni de reparaciones que guardar: lo que necesitas es el registro de millas, más los papeles de compra de la camioneta, porque el IRS pide lo que costó (lo que cubre la tarifa, en inglés).

Cuando puedes usar las dos, la Publicación 463 sugiere “calcular la deducción de las dos maneras para ver cuál da una deducción mayor”. El orden importa: en una camioneta propia, la tarifa estándar se tiene que elegir el primer año en que la camioneta está disponible para el negocio, y en un año posterior puedes pasarte a gastos reales, pero una camioneta que empezó con gastos reales nunca puede usar la tarifa estándar. Una camioneta arrendada con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento. Los gastos reales, es decir, la parte de negocio de la gasolina, las reparaciones, las llantas, el seguro, la depreciación y lo demás, con recibos, pueden salir mejor en una camioneta cara con gastos de funcionamiento altos; en cualquier caso necesitas el registro de millas, porque la parte de negocio son las millas de negocio divididas entre las millas totales (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Quizá no, con esa camioneta. Las instrucciones del Schedule C dicen que solo puedes usar la tarifa estándar por milla si “el vehículo era propio y se usó la tarifa estándar por milla en el primer año en que el vehículo se puso en servicio”, y la Publicación 463 dice que esa elección se hace “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” de ese primer año. Si 2026 es el primer año de la camioneta en tu negocio, elige la tarifa en tu declaración de 2026. Si la camioneta trabaja para ti desde un año anterior y nunca dedujiste sus millas, pregúntale a un preparador de impuestos qué método puedes usar con ella antes de presentar la declaración. Con ella sí puedes usar los gastos reales, que necesitan el mismo registro de millas, porque la parte de negocio son las millas de negocio divididas entre las millas totales. La próxima camioneta que pongas a trabajar tiene su propio primer año.

No en esa camioneta, ni ahora ni después. Dice la Publicación 463: “Si en el año en que se pone en servicio un automóvil por primera vez se reclama una deducción de la sección 179 o se usa un método de depreciación distinto del lineal durante su vida útil estimada, no se puede usar la tarifa estándar por milla en ese automóvil en ningún año futuro”. (El método lineal reparte el costo en partes iguales a lo largo de los años.) La sección 179 también exige más del 50% de uso de negocio, y lo que lo demuestra es el registro de millas. La Publicación 463 cuenta como automóvil “una van, una pickup o un camión panel”, y su lista de cuándo no se permite la tarifa por milla no menciona ningún peso; el límite de 6,000 libras de la Publicación 463 es para la depreciación con gastos reales. Para un camión de trabajo más pesado que no sea una pickup ni una van, como un camión de volteo, pregúntale a tu preparador de impuestos qué método le conviene, y decide con esa persona lo de la sección 179 antes de presentar la declaración.

Sí: cada vehículo necesita sus propias millas de negocio y su total de millas del año, y con más de uno adjuntas las respuestas de la Parte IV de cada vehículo adicional. En OdoTax, agrega los dos en Settings → Vehicles; cada uno lleva su propio registro y sus lecturas del odómetro, y el informe da las millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras de cada uno. Un viaje va a tu vehículo predeterminado, a menos que algo indique otra cosa: en Android, vincula el Bluetooth de cada camioneta, y en un iPhone, elige su CarPlay o su estéreo Bluetooth en Car audio. Para una camioneta que no tenga ninguno de los dos, toca Vehicle cuando clasifiques el viaje (cómo distinguir las camionetas, en inglés).

Sí, siempre que se usen menos de cinco para el negocio al mismo tiempo; con cinco o más en uso a la vez, la Publicación 463 dice que “no se puede usar la tarifa estándar por milla para el uso de negocio de ningún automóvil”. Las camionetas que usas por turnos no se usan al mismo tiempo: el negocio de jardinería de la Publicación 463 tenía cuatro pickups en uso y cambió dos por otras nuevas, y “puede usar la tarifa estándar por milla para las millas de negocio de las seis camionetas que tuvo durante el año”. OdoTax está hecho para un conductor y sus vehículos, todavía sin un plan para equipos, y calcula los viajes con la tarifa estándar (la van o la pickup, en inglés).

De cada viaje de negocio, la tabla 5-1 de la Publicación 463 pide cuatro cosas: la fecha, adónde fuiste, el motivo de negocio y las millas. En un oficio, el motivo nombra el trabajo o el cliente, como “Rough-in, Alvarez kitchen, 14 Elm St” o “Wire and boxes for the Alvarez job”; “business” a secas se queda corto. Una vez al año, de cada camioneta, también pide el total de millas, la fecha en que empezó a usarse para el negocio y lo que costó. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y el motivo lo agregas tú (lo que pide el IRS, en inglés).

Ni lo uno ni lo otro. La regla es “en el momento o poco después”, mientras aún recuerdas el viaje, y la Publicación 463 dice: “Si se lleva un registro semanal que da cuenta del uso durante la semana, el registro se considera llevado a tiempo”. El papel, una hoja de cálculo y una app cuentan por igual: “si se prepara un registro en una computadora, se considera un registro adecuado”. Lo que no se sostiene es un año reconstruido de memoria en abril del año siguiente (cuándo hay que anotarlo, en inglés).

Las reglas no exigen lecturas del odómetro, y los viajes personales no necesitan los cuatro datos. Pero la Parte IV del Schedule C pide el total de millas del año de cada camioneta, dividido en millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras, así que necesitas el total y una cuenta de las millas de trayecto al trabajo. La prueba más sencilla del total es el odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre, anotado o en foto. En OdoTax agregas las lecturas en Settings → Odometer, y una foto de enero se puede ingresar en agosto. Marcas cada viaje como Business, Personal o Commute (trayecto al trabajo), y el informe suma las millas de negocio y de trayecto al trabajo de los viajes que tiene OdoTax; no entran en esas cifras los días en que el teléfono se quedó en casa, los viajes en que otra persona iba al volante ni los viajes bloqueados en el plan gratis. Con una lectura en cada extremo del año, un informe de todos los viajes calcula las otras millas a partir del odómetro (sus millas menos las de negocio y las de trayecto al trabajo), así que las tres suman el total que pide la Parte IV (lecturas del odómetro, en inglés).

Un viaje de negocio que no puedes probar no se acepta, ni tampoco una parte de él calculada a ojo: “No se pueden deducir cantidades aproximadas o estimadas”. Además puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y el reglamento tributario considera negligencia no llevar registros adecuados. Guarda el registro al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento): un registro de 2026 en una declaración presentada a más tardar el 15 de abril de 2027 se guarda hasta el 15 de abril de 2030. En algunos casos el plazo es más largo. Las millas con tarifa estándar también reducen la base de la camioneta (lo que se considera que te costó), así que guarda el total de millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas la camioneta o la entregues como parte de pago (conservar los registros durante años, en inglés).

Lo que cuenta es lo que dice el registro y cuándo se escribió, no qué app lo hizo; el IRS no aprueba ni certifica apps de millas. La Publicación 463 pide, de cada viaje de negocio, la fecha, adónde fuiste, el motivo y las millas, anotados en el momento o poco después (un registro semanal es válido), más el total de millas del año de cada camioneta. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y su PDF sigue el formato que describe la Publicación 463; los motivos y la clasificación semanal te tocan a ti. Esto es información general, no asesoría fiscal (lo que pide el IRS, en inglés).

Para el resto del año, no: desde el día en que activas el registro, cada viaje se registra sobre la marcha. De enero a hoy no puedes estimar, pero sí puedes reconstruir los viajes uno por uno a partir de cosas que guardaste en su momento, como facturas, citas en el calendario, recibos de la tienda de materiales o el historial de ubicaciones de tu teléfono. Si tenías activada la Cronología de Google Maps (Google Maps Timeline), OdoTax puede importar los viajes que guardó, y puedes agregar otros a mano; el informe marca los dos. En el plan gratis, estos viajes cuentan para los 35 viajes de cada mes como cualquier otro: una importación agrega como máximo 35 en un mes, y un mes que ya los tiene no acepta más viajes agregados a mano. Si tienes más que eso por reconstruir, pásate a Pro primero, o vuelve a importar el archivo después de pasarte a Pro para agregar el resto. Un viaje reconstruido cuenta solo en la medida en que esas pruebas lo respalden, y pesa menos que uno registrado en el momento. Registrar de octubre a diciembre tampoco prueba por sí solo los meses anteriores: la Publicación 463 permite que un registro de una parte del año represente el año completo solo cuando otras pruebas muestran que esa parte es representativa, algo difícil de demostrar cuando los trabajos de cada semana son distintos.

Para cambiar una declaración que ya presentaste, presentas una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, por lo general dentro de los 3 años después de presentarla o de los 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde. Si las nuevas cifras dan menos impuesto, el IRS te reembolsa lo que pagaste de más. Se aplican las mismas reglas de prueba: nada de estimaciones, y un registro reconstruido ahora cuenta solo en la medida en que facturas, calendarios o un historial de ubicaciones de aquella época respalden cada viaje. El método es otra cuestión. La Publicación 463 dice que la tarifa estándar por milla se elige “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” del primer año de la camioneta en tu negocio, así que puede que una declaración enmendada no pueda elegirla. OdoTax acepta viajes agregados a mano o importados de la Cronología de Google Maps desde el 1 de enero de hace tres años, y calcula cada uno con la tarifa del IRS de su propia fecha. En el plan gratis cuentan para los 35 viajes de ese mes como cualquier otro viaje, así que, si tienes que reconstruir más de 35 en un mes, pásate a Pro primero. Si vale la pena enmendar, y qué método puede usar tu camioneta en esos años, es algo que primero tienes que preguntarle a un preparador de impuestos (un registro reconstruido después, en inglés).

No. Entre viajes, los sensores de movimiento del teléfono y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez notan cuando arrancas. Entonces OdoTax enciende el GPS, registra la ruta y las millas, y termina el viaje cuando la camioneta lleva unos cinco minutos detenida. No hace falta que la app esté abierta y el teléfono puede ir en tu bolsillo, siempre que la ubicación esté en Siempre (Always) en un iPhone, o en Permitir todo el tiempo (Allow all the time) en Android, con la ubicación exacta (Precise) activada. Permite también el acceso a Actividad física (Physical activity), que en un iPhone se llama Movimiento y forma física (Motion & Fitness), porque sin él un viaje puede detectarse cuando ya llevas una milla o dos. En Android, pon además el uso de batería en Sin restricciones (Unrestricted), el ajuste que explica la mayoría de los viajes perdidos; Settings → Tracking configuration (configuración del registro) te muestra lo que todavía falte. Los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto no se guardan. En un iPhone puedes terminar un viaje antes con Stop drive en la pantalla bloqueada, o diciéndole a Siri “End my drive in odo” (en tu pantalla de inicio, la app se llama odo) (cómo funciona la detección, en inglés).

Poco. Entre viajes, OdoTax no sigue tu ubicación: el teléfono espera el siguiente viaje con los sensores de movimiento que ya usa y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez, y el GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje. En Android verás una notificación todo el tiempo, “Ready to detect a drive” (listo para detectar un viaje) y luego las millas que llevas, porque Android la exige a cualquier app que use la ubicación en segundo plano. Un modo de ahorro de batería del teléfono que limite la ubicación puede hacer que falten viajes o que terminen antes de tiempo; Settings → Tracking configuration te avisa (uso de la batería, en inglés).

Sí. La ruta y las millas vienen del GPS del teléfono, que no necesita internet; el viaje se guarda en el teléfono y se sube automáticamente cuando vuelves a tener señal, y mientras tanto Home dice “N drives tracked offline” (N viajes registrados sin conexión). Para clasificar o editar un viaje, agregar una lectura del odómetro y pausar el registro hace falta conexión, así que hazlo cuando vuelvas a tener cobertura (sin conexión, en inglés).

Cada viaje espera hasta que digas qué fue. En la pantalla Home, toca Classify y los viajes aparecen de uno en uno: toca Business o Personal, o mantén presionado para elegir un motivo. En el sitio web puedes seleccionar un día entero y marcarlo de una vez. Una ruta que guardas como viaje frecuente, como del taller a la misma tienda de materiales, se clasifica en cuanto llega cada viaje por ella. Tu horario de trabajo sugiere que un viaje dentro de ese horario es de negocio y uno fuera de él, personal. Viene configurado de lunes a viernes, de 9 a 6, así que en Settings → Work hours (horario de trabajo) pon tu propia hora de inicio y agrega un segundo turno o los sábados. Una sugerencia clasifica un viaje solo cuando tocas Apply para aceptarla, a menos que actives Auto-classify. Con clasificar una vez a la semana basta, porque un registro que se lleva semanalmente cuenta como hecho en el momento o poco después (de negocio o personal, en inglés).

El motivo es la línea que imprime el informe para decir por qué se hizo un viaje de negocio; un viaje de negocio sin motivo aparece como “Not recorded” (sin registrar) en el PDF. OdoTax ya trae Customer visit, Errand / supplies, Temporary site y algunos más, y puedes agregar los tuyos, como Supply run (compra de materiales) o Callback (regreso a una obra), en Settings → Custom purposes (motivos personalizados). Después de elegir uno manteniendo presionado Business, un solo toque en Business clasifica el siguiente viaje con ese mismo motivo. Una obra nueva sin dirección se puede guardar como lugar poniendo un pin en el mapa. El PDF imprime cada extremo como una dirección, o como un punto GPS cuando no la hay, nunca con el nombre que le diste al lugar; el CSV agrega ese nombre en una columna aparte. Así que nombra la obra en el motivo (etiquetas y lugares, en inglés).

Lo sugiere. Guarda tu casa y tu taller como lugares de tipo Home (casa) y Work (trabajo), y los viajes entre ellos se ofrecen como Commute: quedan fuera de la deducción pero se cuentan, porque el Schedule C pide las millas de trayecto al trabajo de cada camioneta. Un viaje entre tu casa y una obra se sugiere como Personal, porque uno de sus extremos es tu casa, así que márcalo como Business cuando las reglas de tu situación digan que cuenta. Si tu oficina en casa reúne los requisitos, deja el taller como un lugar normal, para que los viajes de tu casa al taller no se ofrezcan como Commute (el trayecto al trabajo, en inglés).

Sí. En la app, abre Drives (viajes) y toca +, elige From y To (origen y destino: un lugar guardado o una dirección) y OdoTax mide la distancia por carretera entre los dos; cambia la distancia si te fuiste por otro camino y luego pon la hora, el vehículo y el motivo. El viaje queda marcado como agregado a mano, con un asterisco en el PDF, y eso no cuenta en su contra: un registro hecho a mano sigue siendo un registro. Si siguen faltando viajes, revisa primero Settings → Tracking configuration (un viaje que falta, en inglés).

En realidad no, y todavía no hay un plan para equipos: OdoTax está hecho para un conductor y sus vehículos. No puede saber quién maneja, así que registra cada viaje en el que va el teléfono: un teléfono con tu cuenta abierta agrega a tu registro y al conteo de tu plan gratis los viajes del ayudante, también los personales, y una pausa en un teléfono pausa los dos. Si vas en la camioneta de otra persona, ese viaje también se registra; márcalo como Personal o bórralo. Un ayudante que quiera su propio registro necesita su propia cuenta, y si está en tu nómina con un W-2, su informe puede usar la tarifa por milla que le pagas y entonces se imprime como una solicitud de reembolso de millas (dos teléfonos, en inglés).

OdoTax funciona en un iPhone con iOS 17 o posterior y en Android 7 o posterior, y la misma cuenta se abre en cualquier navegador en my.odo.tax, donde un mes de viajes cabe en una sola pantalla. OdoTax todavía no está en el App Store ni en Google Play, así que el botón “Descarga la app” de esta página (odo.tax/es/get) lleva a la versión de prueba: con TestFlight, la app de Apple para probar apps nuevas, en un iPhone, y con la versión de prueba para Android en Android. Los viajes siempre se detectan en el teléfono. La app, la cuenta web y los informes están en inglés, y OdoTax está hecho para las declaraciones de impuestos de EE. UU. (la cuenta web, en inglés).

El plan gratis cubre 35 viajes en cada mes calendario. Solo pide un correo electrónico (sin tarjeta), no vence y trae todo lo demás, también los informes en PDF y CSV. Todos los viajes cuentan para el límite, también los personales, y cada tramo del día es un viaje aparte. El día del remodelador de esta página son seis viajes, así que 35 viajes alcanzan para unos 6 días de trabajo, y una parada de 20 minutos en la tienda de materiales parte un viaje en dos. Los viajes que pasan del límite se siguen registrando, pero llegan como Locked (bloqueados), fuera de los totales y los informes, y el conteo vuelve a empezar el día 1. Pro quita el límite por $7.99 al mes o $74.99 al año. Desde ese momento todos los viajes quedan desbloqueados, y el primer pago de Pro de una cuenta también reabre los viajes de los 31 días anteriores, una sola vez (el límite del plan gratis, en inglés).

Un informe. En Reports, elige un periodo (el último año tributario, un trimestre, lo que va del año o tus propias fechas), todos los viajes o solo los de negocio, y una camioneta si tienes más de una; cada informe viene en PDF y en CSV. Antes de hacerlo, clasifica todos los viajes pendientes, porque un viaje sin clasificar no suma nada a la deducción, y los viajes bloqueados por el límite mensual del plan gratis quedan fuera (el PDF dice cuántos). Completa los motivos que falten, agrega tus lecturas del odómetro y pon la fecha In business use since (en uso de negocio desde) de cada camioneta en Vehicles, en el sitio web. Luego guarda una vez a tu contador como contacto y toca Email this report; no necesita una cuenta. Si cambias viajes después, el informe muestra Drives changed since; toca Update para hacerlo de nuevo (enviar un informe, en inglés).

En el Schedule C, uses lo que uses para declarar. La primera página del informe tiene una fila llamada Schedule C, line 9: las millas de negocio a la tarifa de cada viaje más el estacionamiento y los peajes de negocio. Su tabla del vehículo tiene lo que pide la Parte IV en las líneas 43 a 44c: cuándo empezó la camioneta a usarse para el negocio, sus lecturas del odómetro y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras; y la última página imprime las preguntas de sí o no de las líneas 45 a 47b. OdoTax no se conecta con programas de impuestos ni de contabilidad, así que tú escribes las cifras y guardas el PDF con tu declaración; el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo (qué contiene el informe, en inglés).

No. OdoTax lleva el registro y aplica la tarifa estándar por milla del IRS a los viajes que marcas como de negocio. Qué viajes son de negocio en tu trabajo, y si a tu camioneta le conviene la tarifa estándar o los gastos reales, lo deciden tú y tu preparador de impuestos. Las reglas de esta página vienen de la Publicación 463 del IRS y de las instrucciones del Schedule C, y las cita la guía de millas para contratistas (en inglés).

“Todo el tiempo” (Siempre, en un iPhone) es lo que le permite a OdoTax detectar un viaje que empieza con la app cerrada y el teléfono en tu bolsillo. Con “solo mientras se usa la app”, no registra nada a menos que la app esté abierta en pantalla, y durante un viaje normalmente no lo está. También necesita la ubicación exacta, porque un registro hecho con posiciones aproximadas no es lo bastante preciso para reclamar la deducción. El GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje. Si pierdes un teléfono, Locate (localizar), en tu cuenta web, puede preguntarle dónde está, y esa respuesta se guarda 30 días. Para las horas que no quieres registrar, Settings → Pause auto-tracking (pausar el registro automático) detiene la detección For 1 hour, For 4 hours, Until tomorrow 9am o For the rest of today, en todos los teléfonos de tu cuenta. Mientras tanto no se registra nada, ni siquiera los viajes de negocio, pero aun así puedes agregar un viaje a mano (qué datos se guardan, en inglés).

De cada viaje, OdoTax guarda la ruta, las dos direcciones, las millas y las horas, más lo que tú agregues. Un servicio de mapas ajusta los puntos GPS a las calles, y un servicio de direcciones convierte los dos extremos en direcciones con calle y número. Según la política de privacidad, los proveedores de servicios como estos reciben solo los datos que necesitan para su trabajo, y sus contratos les prohíben usarlos para cualquier otra cosa. Tus clientes, un contratista general o tu contador ven un viaje solo en un informe que tú les envías, que muestra direcciones y millas, no la ruta. Si conectas OdoTax con Claude, se le envían tus viajes, totales y lugares guardados cuando los pide, nunca el trazado GPS de un viaje. Si nos avisas de un problema con un viaje, una persona del equipo de OdoTax lo revisa (qué datos se guardan, en inglés).