Registro de millas para agentes de bienes raíces

Sí, si te pagan por comisión con un acuerdo escrito que dice que no se te tratará como empleado para fines tributarios: en ese caso, el IRS considera que un agente de bienes raíces con licencia trabaja por cuenta propia para todos los fines de los impuestos federales. Tus millas de negocio van en la línea 9 de tu propio Schedule C, a la tarifa estándar por milla del IRS (72.5¢ por milla hasta el 30 de junio de 2026 y 76¢ desde el 1 de julio) o como la parte de negocio de los gastos de funcionamiento del carro, como gasolina, reparaciones y seguro, más el estacionamiento y los peajes de negocio. Hay tres límites: el viaje entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual es trayecto al trabajo y no cuenta, a menos que una oficina en casa sea tu lugar principal de negocios; necesitas un registro de cada viaje de negocio, llevado sobre la marcha; y la tarifa por milla solo se puede usar con un carro propio si la usaste en el primer año de ese carro en tu negocio. El total reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos; no es dinero que te devuelvan (la guía para agentes, en inglés).

Para un agente con licencia, lo deciden dos hechos: “casi todos los pagos por sus servicios como vendedores directos o agentes de bienes raíces están directamente relacionados con las ventas u otros resultados, y no con el número de horas trabajadas”, y el trabajo se hace “conforme a un contrato escrito que dispone que no serán tratados como empleados para fines de los impuestos federales”. Si todo o casi todo lo que te pagan es comisión y tu acuerdo con la agencia dice eso, el IRS considera que trabajas por cuenta propia para todos los fines de los impuestos federales. La agencia te envía un 1099-NEC, no un W-2, cuando te ha pagado $2,000 o más en 2026 ($600 hasta 2025), y nadie retiene impuestos de una comisión (por qué la deducción es tuya, en inglés).

No en tu declaración federal: un empleado no puede deducir las millas que su empleador no le reembolsa, y la ley tributaria de 2025 lo hizo permanente, salvo para unos pocos grupos que la ley nombra, como los reservistas de las Fuerzas Armadas (Aviso 2026-10 del IRS). Lo que sí puedes hacer es pedirle a tu empleador que te reembolse las millas; con un plan con rendición de cuentas, en el que justificas las millas y devuelves lo que te paguen de más, ese dinero no es ingreso para ti. Un informe de OdoTax hecho con la tarifa por milla de tu empleador se imprime como una solicitud de reembolso de millas (quién puede usar la tarifa de negocio, en inglés).

Solo los viajes de tu trabajo en bienes raíces, y las reglas del primer y el último viaje del día se aplican a ese trabajo como a un negocio aparte. El viaje de tu casa al trabajo de tu empleador nunca cuenta, y una oficina en casa para los bienes raíces no cambia eso, porque la regla de la oficina en casa solo cubre los viajes del mismo negocio. Un viaje directo de tu trabajo con W-2 a una visita por la tarde sí cuenta: la Publicación 463 permite deducir “el gasto de ir de un lugar de trabajo al otro”. Nadie retiene impuestos de una comisión, así que puede que tengas que pagar impuesto estimado o pedir que te retengan más en tu trabajo (la regla de la oficina en casa, en inglés).

Cada agente deduce el carro que maneja, para su propio negocio. Si estás en un equipo como contratista independiente y te pagan tu parte de la comisión con un 1099-NEC, tus viajes van en tu propio Schedule C, con las reglas del primer y el último viaje que correspondan a tu caso; ir en el carro de un compañero de equipo no te da ningún gasto de carro, así que borra ese viaje en OdoTax en vez de marcarlo como Personal, porque marcarlo así sumaría sus millas a las otras millas de tu carro en la Parte IV. Si el equipo es una LLC de dos o más miembros, el IRS la trata como una sociedad colectiva, a menos que haya elegido otra cosa, y entonces el carro no va en un Schedule C tuyo: sus gastos van en la declaración de la sociedad o, si tu acuerdo de sociedad te obliga a pagarlos tú, en tu propio Schedule E; así que pregúntale a tu preparador de impuestos cómo los trata tu acuerdo. En OdoTax, cada agente lleva su registro en su propia cuenta, porque un teléfono con sesión iniciada en la tuya agrega a tu registro cada viaje en el que va, también los personales; el líder del equipo solo ve los informes que tú le envías.

No necesitas una LLC: un agente al que le pagan por comisión como contratista independiente tiene un negocio de un solo dueño y presenta el Schedule C, y lo mismo hace una LLC de un solo dueño, a menos que hayas elegido que tribute como corporación. Si trabajas en tu propia corporación S, o en una LLC que tributa como tal, el IRS te considera su empleado, así que lo habitual es que la corporación te reembolse las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas, y ese pago no es ingreso para ti. Una LLC de equipo con dos o más miembros por lo general tributa como sociedad colectiva, y entonces el carro no va en un Schedule C tuyo: sus gastos van en la declaración de la sociedad o, si tu acuerdo de sociedad te obliga a pagarlos tú, en tu propio Schedule E. En cualquier caso, el mismo registro de millas respalda las cifras; organiza esto con tu contador.

Sí, si lo llevas como un negocio: con licencia, con una agencia y trabajando para cerrar ventas. Los gastos se restan de lo que ganó el negocio, y cuando suman más, la pérdida en el Schedule C puede reducir el impuesto sobre tus otros ingresos, como el salario, dentro de ciertos límites (las reglas de cantidades en riesgo, por ejemplo, por lo general solo te dejan reclamar una pérdida hasta lo que de verdad podrías perder en el negocio). Si el negocio pierde dinero año tras año, el IRS puede preguntar si es un negocio o un pasatiempo, y los gastos de un pasatiempo, incluidas las millas, no se pueden deducir. El IRS toma en cuenta varios hechos, y “ningún factor por sí solo es decisivo”: lo que demuestra que buscas ganancias es cómo lo llevas, incluidos tus registros. Los gastos de antes de abrir el negocio, como el curso previo a la licencia, siguen sus propias reglas, así que pregúntale a un preparador de impuestos sobre ellos.

Los viajes que haces por el trabajo: de una visita a la siguiente, a una cita de captación, a una casa abierta y de vuelta para recoger los letreros, a una inspección, un avalúo, un recorrido final y el cierre en la compañía de títulos, y los viajes para llevar cajas de llaves, llaves, fotos y decoración para la venta (staging). La Publicación 463 incluye las visitas a clientes y las reuniones de negocios fuera del lugar de trabajo habitual. Manejar para ti o para tu familia es personal, y de casa a una oficina de la agencia donde trabajas con regularidad es trayecto al trabajo, a menos que tu oficina en casa reúna los requisitos. Pon el nombre del cliente o de la propiedad en el motivo de cada viaje, como “Showed 412 Oak St to the Marsh family” (los viajes que cuentan, en inglés).

Depende de desde dónde trabajas. Si trabajas con regularidad en la oficina de la agencia, el viaje de casa directo a una visita, a una propiedad que tienes en venta o a una casa abierta cuenta sin importar la distancia, porque cada una es un lugar de trabajo temporal, y también el regreso; de casa a la oficina, no. Con una oficina en casa que reúne los requisitos como tu lugar principal de negocios, cuenta el viaje de casa a cualquier visita, a un cliente o a la oficina. Sin ninguna de las dos, el primer y el último viaje del día son trayecto al trabajo, a menos que la parada esté fuera de tu área metropolitana, y los viajes entre paradas cuentan en todos los casos (el primer y el último viaje, en inglés).

Sí, si trabajas ahí con regularidad y tu oficina en casa no reúne los requisitos: de casa a la oficina y de regreso es trayecto al trabajo “sin importar la distancia entre la casa y el lugar de trabajo habitual”, y estacionar ahí también es un gasto del trayecto. Para todo lo demás, la oficina te ayuda: los viajes desde ella a una visita cuentan, y también el viaje de casa directo a una visita o a una propiedad en venta, y el regreso. La agente de nuestra guía trabaja en su oficina tres mañanas a la semana; sus 1,900 millas entre su casa y la oficina en 2026 quedaron fuera de los $8,827 de la línea 9 y se anotaron en la línea 44b como trayecto al trabajo. La Publicación 463 no dice con qué frecuencia una oficina pasa a ser habitual, así que, si casi nunca vas, pregúntale a tu preparador de impuestos (el año de una agente, en inglés).

Pueden contar, si tu oficina en casa es tu lugar principal de negocios. La prueba de la Publicación 587 es que uses un área concreta “de manera exclusiva y regular para actividades administrativas o de gestión” del negocio, y que no tengas “ningún otro lugar fijo donde se realicen actividades administrativas o de gestión sustanciales”. Un escritorio en la agencia que decides no usar no te impide pasar la prueba: una oficina en casa sigue reuniendo los requisitos cuando “se dispone de un espacio adecuado fuera de casa para realizar actividades administrativas o de gestión, pero se elige usar la oficina en casa para esas actividades”. Hacer tu papeleo en ese escritorio todas las mañanas sí puede impedírtelo. Si tu oficina en casa reúne los requisitos, cuentan los viajes de casa a una visita, a un cliente o a la oficina; tú y tu preparador de impuestos deciden si la tuya los reúne (la prueba de la oficina en casa, en inglés).

La Publicación 463 convierte tu primera parada en tu oficina: “el lugar del primer contacto de negocios dentro del área metropolitana se considera la oficina”. Así que de casa a la primera parada del día y de la última parada de regreso a casa es trayecto al trabajo, y cada viaje entre ellas es de negocio: de una visita a otra, de una cita de captación a la compañía de títulos. Un día con una sola visita en la ciudad y nada más puede significar que no hay ninguna milla de negocio. De casa a una parada fuera de tu área metropolitana, y de regreso, sí cuenta; el IRS no da una distancia en millas para un área metropolitana, así que, si una propiedad está cerca del límite, pregúntale a tu preparador de impuestos (ninguna de las dos, en inglés).

Sí: son viajes por una propiedad en venta o por un cliente, y nuestra guía incluye entre los viajes de negocio las casas abiertas, con el viaje para poner los letreros y el de recogerlos, las visitas para ver propiedades antes de mostrarlas, los recorridos para agentes y los viajes para llevar cajas de llaves, llaves, fotos y decoración para la venta. Las reglas del primer y el último viaje se siguen aplicando: si trabajas con regularidad en la oficina de la agencia o tienes una oficina en casa que reúne los requisitos, el viaje de ida y vuelta cuenta, desde casa o desde la oficina; pero sin ninguna de las dos, un viaje desde casa cuya única parada es poner los letreros es trayecto al trabajo de ida y de vuelta, mientras que esa misma parada entre dos visitas sí cuenta. Escribe un motivo que nombre la propiedad, como “Open house at 19 Cedar Ct — signs” (motivos de viaje para agentes, en inglés).

Una reunión de negocios fuera de tu lugar de trabajo habitual está en la lista de la Publicación 463, y eso incluye una reunión de la asociación o del servicio de listados. Tocar puertas y llevar regalos no se mencionan, así que dependen de la prueba general: que el gasto sea ordinario y necesario en tu actividad, con un motivo que puedas escribir, como “Door-knocked Maple Ridge” o “Closing gift to the Marsh family”. Las reglas del primer y el último viaje se les aplican como a cualquier otra parada. Las clases son distintas: la educación tiene sus propias reglas, así que pregúntale a tu preparador de impuestos antes de contar el viaje a un curso.

Parar a comer no rompe el uso de negocio: la Publicación 463 dice que “el uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas de negocio, no es una interrupción del uso de negocio”. Un desvío de verdad es distinto: si por un motivo personal, como llevar a los niños a la escuela, no vas directo de una parada a la siguiente, “no se puede deducir más de lo que habría costado ir directamente”, así que cuenta las millas de la ruta directa. OdoTax registra el viaje tal como lo manejaste y no puede acortar las millas de un viaje registrado; por eso, en un desvío, escribe las millas de la ruta directa en la nota del viaje, que va al CSV del informe, para tu preparador de impuestos (viajes de ida y vuelta y rutas, en inglés).

No. Un anuncio en el carro “no cambia el uso del automóvil de uso personal a uso de negocio”, y “no se pueden deducir los gastos del trayecto al trabajo aunque se trabaje durante el trayecto”. Que los clientes vayan contigo tampoco lo cambia: el viaje a una visita es de negocio por adónde vas y para qué, vaya quien vaya en el carro. El registro tiene que decir para qué se hizo cada viaje (el primer y el último viaje, en inglés).

El Schedule C, Ganancias o pérdidas de negocios, es la parte de tu declaración federal donde un negocio que es solo tuyo declara sus ingresos y sus gastos; lo que queda es la ganancia sobre la que se calculan el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, y en la línea B pones un código de actividad, que para un agente de bienes raíces es 531210, Offices of real estate agents & brokers (oficinas de agentes y corredores de bienes raíces). Tu carro aparece en él dos veces: lo que suman sus millas de negocio, en la línea 9, gastos de automóvil y camión, y su uso, en la Parte IV, información sobre el vehículo (cuándo empezó a usarse para el negocio y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras). No tienes que detallar las deducciones: las millas de negocio se restan de tu ganancia, que pasa a tu Formulario 1040 por medio del Schedule 1, así que también puedes tomar la deducción estándar. Detallar las deducciones solo importa para las millas por motivos médicos y las de caridad (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

Es una sola cantidad del IRS por milla de negocio que cubre lo que cuesta usar el carro: para 2026, 72.5¢ por los viajes hasta el 30 de junio (Aviso 2026-10) y 76¢ por los viajes desde el 1 de julio (Anuncio 2026-11), que subió porque aumentaron los precios del combustible. A cada viaje le corresponde la tarifa de su propia fecha: la agente de nuestra guía manejó 5,400 millas de negocio antes del 1 de julio y 6,100 después, que dan 5,400 × $0.725 + 6,100 × $0.76 = $8,551.00, y con $276 de estacionamiento y peajes de negocio, $8,827 en la línea 9. OdoTax calcula cada viaje según su fecha, así que las dos mitades se suman solas (las tarifas de 2026, en inglés).

No: una deducción reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos, y los montos en dólares que OdoTax muestra en tus viajes son esa deducción, no dinero en efectivo. En el Schedule C, reduce el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en unos 14¢ por cada dólar deducido (el 15.3% sobre el 92.35% de la ganancia), lo que a 76¢ por milla son unos 10.7¢ por milla, siempre que tus salarios y tus ingresos del trabajo por cuenta propia juntos se mantengan por debajo de $184,500 en 2026; por encima de eso, solo queda la parte de Medicare, del 2.9%. Para la agente de nuestra guía, con $8,827 en la línea 9, son $8,827 × 92.35% × 15.3% = $1,247.22 menos de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El impuesto sobre los ingresos también baja: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar; cuánto suma todo eso depende de toda tu declaración, así que OdoTax muestra la deducción, no un ahorro (deducción o reembolso de impuestos, en inglés).

No. Un 1099-NEC declara lo que la agencia te pagó; tus gastos no aparecen en él, y se restan en tu propio Schedule C, incluido el carro. Si la agencia descontó cuotas de una comisión antes de pagarte, pregunta si el formulario muestra el monto antes o después de esos descuentos, para que nada se deduzca dos veces ni se quede fuera. Declara todo lo que ganaste, llegue o no un formulario: la Publicación 334, la guía tributaria del IRS para pequeños negocios, dice que se declaren “todos los ingresos que se reciban del negocio, incluidos los ingresos no declarados en un Formulario 1099 presentado por el pagador” (de dónde viene el 1099, en inglés).

Por lo general, sí, si esperas deber $1,000 o más en el año después de las retenciones y los créditos reembolsables, porque nadie retiene impuestos de una comisión. Para 2026, los pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027; cubren el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los dos calculados sobre la ganancia después de gastos, así que un registro de millas al día mantiene correcto el cálculo. Si tus cierres se concentran en una parte del año, el método de pago a plazos basado en el ingreso anualizado puede calcular cada pago a partir de lo que hayas ganado a finales de marzo, mayo o agosto, y del año completo para el último; se usa con el Formulario 2210 y el Schedule AI, que se presentan con tu declaración. Si también tienes un trabajo con W-2, la retención adicional en ese trabajo cuenta como pagada de forma pareja a lo largo del año, sin importar cuándo se descontó (impuestos estimados trimestrales, en inglés).

Sí: el propio ejemplo de la Publicación 463 es un carro que se usa para visitar a clientes y proveedores y que “también se usa en familia para fines personales”, y con la tarifa estándar simplemente deduces las millas de negocio. Solo tus viajes de negocio necesitan los cuatro datos (la fecha, adónde fuiste, por qué y las millas), pero la Parte IV del Schedule C también pide el total de millas del carro en el año, incluido lo que manejen todos, dividido en millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras; el odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre es la prueba más sencilla. La fecha de la línea 43 es el día en que tu trabajo en bienes raíces empezó a usar el carro, no el día en que lo compraste, y ese primer año es cuando se tiene que elegir la tarifa por milla. OdoTax registra solo los viajes en los que va tu teléfono, así que los viajes que tu pareja hace sin ti no están en él (las lecturas los cubren), y si vas de acompañante a la práctica de fútbol, ese viaje se registra para que lo marques como Personal. No inicies sesión en tu cuenta en el teléfono de un familiar: cada viaje en el que vaya ese teléfono terminaría en tu registro y contaría para tus viajes gratis (la Parte IV, línea por línea, en inglés).

No: en un año en que usas la tarifa estándar, la Publicación 463 dice que “no se pueden deducir la depreciación, los pagos de arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina (incluidos los impuestos sobre la gasolina), el aceite, el seguro ni las cuotas de registro del vehículo”, porque la tarifa los cubre, y 35¢ de cada milla de negocio de 2026 cuentan como depreciación del carro. Del pago del carro, solo se suma aparte la parte de negocio de los intereses, y lo mismo la parte de negocio del impuesto estatal y local sobre bienes muebles del carro. El estacionamiento y los peajes de negocio se suman por lo que pagaste, pero estacionar en tu propia oficina es un gasto del trayecto al trabajo, y una multa de estacionamiento nunca cuenta. Guarda el recibo de cualquier estacionamiento o peaje de $75 o más, y los papeles de compra del carro; no hay recibos de gasolina ni de reparaciones que guardar (lo que cubre la tarifa, en inglés).

Cuando puedes usar los dos métodos, la Publicación 463 sugiere “calcular la deducción de las dos maneras para ver cuál da una deducción mayor”: la tarifa estándar son las millas de negocio por la tarifa de la fecha de cada viaje, y los gastos reales son la parte de negocio (millas de negocio divididas entre las millas totales) de lo que de verdad costó el carro, con recibos. El momento importa más que la elección: en un carro propio, la tarifa estándar se tiene que usar el primer año en que el carro está disponible para el negocio; después puedes usar cualquiera de los dos métodos cada año, pero un carro que empezó con gastos reales nunca puede usar la tarifa. Un carro por el que reclamas la sección 179 o la deducción especial por depreciación (a menudo llamada depreciación adicional) en su primer año tampoco puede usarla nunca, así que, si se trata de un carro nuevo o una SUV, toma esa decisión con tu preparador de impuestos. Un carro arrendado con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento. En cualquier caso, necesitas el registro de millas (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Con la tarifa estándar, no: es la misma para todos los carros, 72.5¢ por milla por los viajes hasta el 30 de junio de 2026 y 76¢ desde el 1 de julio. Con los gastos reales, el costo del carro sí entra, como depreciación o pagos de arrendamiento en la parte de negocio, pero la Publicación 463 limita cuánto del costo de un carro caro, o de sus pagos de arrendamiento, se puede deducir cada año. Un carro arrendado con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento. Calcúlalo de las dos maneras con tu preparador de impuestos antes de la primera declaración del carro, porque esa elección del primer año no siempre se puede deshacer (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Puede que no con ese carro. Las instrucciones del Schedule C permiten la tarifa estándar solo si “el vehículo era propio y se usó la tarifa estándar por milla el primer año en que el vehículo se puso en servicio”, y la Publicación 463 dice que esa elección se hace “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” de ese primer año. Si 2026 es el primer año en que el carro trabaja para tu negocio de bienes raíces, elige la tarifa en tu declaración de 2026; si lo usas para mostrar casas desde un año anterior que nunca reclamaste, pregúntale a un preparador de impuestos qué método puede usar antes de presentar la declaración. Los gastos reales sí están disponibles para ese carro y necesitan el mismo registro de millas, y el próximo carro que pongas a trabajar tiene su propio primer año.

De cada viaje de negocio, la tabla 5-1 de la Publicación 463 pide cuatro cosas: la fecha, adónde fuiste, el motivo de negocio y las millas. Para un agente, el motivo nombra al cliente o la propiedad, como “Showed 412 Oak St to the Marsh family” o “Closing at the title company — Marsh”; poner solo “business” se queda corto. Una vez al año, de cada carro, también pide el total de millas, la fecha en que empezó a usarse para el negocio y lo que costó. Se tiene que anotar en el momento o poco después, mientras aún recuerdas el viaje; un registro semanal es válido, y sirven el papel, una hoja de cálculo o una app. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y el motivo lo agregas tú (qué pide el IRS, en inglés).

Un viaje de negocio que no puedes probar no se acepta, ni tampoco una parte de él calculada a ojo: “No se pueden deducir cantidades aproximadas o estimadas”. Además puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y el reglamento tributario considera negligencia no llevar registros adecuados. Guarda el registro al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento): un registro de 2026 en una declaración presentada a más tardar el 15 de abril de 2027 se guarda hasta el 15 de abril de 2030. Y guarda el total de millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas el carro, porque las millas con tarifa estándar reducen su base. El IRS no aprueba ni certifica apps de millas: lo que cuenta es lo que dice el registro y cuándo se escribió, y el PDF de OdoTax sigue el formato que describe la Publicación 463; los motivos y la clasificación semanal te tocan a ti (conservar los registros durante años, en inglés).

No para el resto del año: desde el día en que actives el registro automático, cada viaje se registra sobre la marcha. De enero hasta ahora no puedes estimar, pero sí puedes reconstruir los viajes uno por uno con lo que guardaste en su momento: acuerdos de listado y contratos con sus fechas, declaraciones de cierre, tu calendario, los registros de un servicio de agenda de visitas o el historial de ubicaciones de tu teléfono; un calendario respalda un viaje, pero no es el registro. Si tenías activada la Cronología de Google Maps (Google Maps Timeline), OdoTax puede importar los viajes que guardó, y puedes agregar otros a mano; el informe marca unos y otros, y en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de cada mes como cualquier otro viaje, así que, si en un mes tienes más que eso por reconstruir, pásate a Pro primero. Un viaje reconstruido cuenta solo en la medida en que esas pruebas lo respalden, y pesa menos que uno registrado en el momento. Registrar de octubre a diciembre tampoco prueba el verano: la Publicación 463 permite que una parte del año represente el año completo solo cuando otras pruebas muestran que esa parte es representativa, y una primavera con mucho trabajo no es típica del invierno.

Para cambiar una declaración que ya presentaste, presentas una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, por lo general dentro de los 3 años después de presentarla o de los 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, y si las nuevas cifras dan menos impuesto, el IRS te reembolsa lo que pagaste de más. Las reglas de prueba no cambian: nada de estimaciones, y un viaje reconstruido ahora cuenta solo en la medida en que lo respalden contratos, declaraciones de cierre, calendarios o un historial de ubicaciones de aquella época. El método es otra cuestión: la Publicación 463 dice que la tarifa estándar por milla se elige “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” del primer año del carro en el negocio, así que puede que una declaración enmendada no pueda elegirla. OdoTax acepta viajes agregados a mano o importados de la Cronología de Google Maps desde el 1 de enero de hace tres años, y calcula cada uno con la tarifa del IRS de su propia fecha; en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de ese mes como cualquier otro viaje, así que, si un mes tiene más, pásate a Pro primero; si no, una importación se detiene en el límite y un viaje agregado después de llegar a él queda bloqueado y no aparece en la lista. Pregúntale primero a un preparador de impuestos si vale la pena enmendar y qué método puede usar tu carro en esos años (un registro reconstruido después, en inglés).

No. Entre viajes, los sensores de movimiento del teléfono y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez notan cuando arrancas; entonces OdoTax enciende el GPS, registra la ruta y las millas, y termina el viaje cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, con la app cerrada y el teléfono en tu bolsa. Eso funciona mientras la ubicación esté en Siempre (Always) en un iPhone, o en Permitir todo el tiempo (Allow all the time) en Android, con la ubicación exacta (Precise) activada; permite también el acceso a Actividad física (Physical activity), que en un iPhone se llama Movimiento y forma física (Motion & Fitness), porque sin él un viaje puede detectarse cuando ya llevas una milla o dos, y en Android pon el uso de batería en Sin restricciones (Unrestricted); Settings → Tracking configuration te muestra lo que todavía falte. Mover el carro dentro de un estacionamiento no se guarda: los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto se descartan. En un iPhone puedes terminar un viaje al estacionar con Stop drive en la pantalla bloqueada, o diciéndole a Siri “End my drive in odo” (en tu pantalla de inicio, la app se llama odo) (cómo funciona la detección, en inglés).

Cada tramo es un viaje aparte: OdoTax termina un viaje cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, así que un recorrido con una visita en cada parada es un viaje por tramo, cada uno con sus propias direcciones y millas. Una parada corta, como poner un letrero, puede dejar dos tramos unidos en un solo viaje, que de todos modos tiene las millas correctas. Los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto se descartan, así que un salto entre dos casas de la misma cuadra no se guarda. En el plan gratis, cada tramo cuenta para los 35 viajes del mes (cómo funciona la detección, en inglés).

Poco. En un día de visitas, el carro pasa mucho tiempo estacionado, y entre viajes OdoTax no sigue tu ubicación: el teléfono espera el siguiente viaje con los sensores de movimiento que ya usa y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez, y el GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje. Lo que hay que vigilar es el ahorro de energía del propio teléfono: en un iPhone, el Modo de bajo consumo (Low Power Mode) puede frenar el trabajo en segundo plano, y en Android, un ahorro de batería que limite la ubicación puede hacer que falten viajes o que terminen antes de tiempo; Settings → Tracking configuration avisa de los dos. En Android verás una notificación todo el tiempo, “Ready to detect a drive” y luego las millas que llevas, porque Android la exige a cualquier app que use la ubicación en segundo plano (uso de la batería, en inglés).

Sí. La ruta y las millas vienen del GPS del teléfono, que no necesita internet; el viaje se guarda en el teléfono y se sube automáticamente cuando vuelves a tener señal, y mientras tanto Home dice “N drives tracked offline”. Para clasificar o editar un viaje y para agregar una lectura del odómetro hace falta conexión, así que hazlo después. El modo silencio y No molestar (Do Not Disturb) tampoco lo detienen, porque la detección no depende para nada de las notificaciones; de forma predeterminada, OdoTax envía un recordatorio a la semana, el domingo por la tarde, cuando hay viajes esperando a que los clasifiques. Un terreno o una construcción nueva sin dirección se registra de todos modos donde estacionaste, y para encontrar el lugar por su nombre la próxima vez, guárdalo en Settings → Named places (lugares con nombre) → Add place → My location doesn't have an address — pick on map (sin conexión, en inglés).

Cada viaje espera a que digas qué fue: en Home, toca Classify (clasificar) y los viajes aparecen de uno en uno; toca Business o Personal, o mantén presionado Business para elegir un motivo; en el sitio web puedes seleccionar todo un sábado de visitas y marcarlo de una vez. El motivo es la línea que el informe imprime para decir por qué se hizo un viaje de negocio, y un viaje de negocio sin motivo aparece como “Not recorded” en el PDF. OdoTax ya trae motivos como Customer visit, Meeting, Errand / supplies y Airport / travel, y tú agregas los tuyos, de hasta 40 caracteres, en Settings → Custom purposes (motivos personalizados): “Showing — Marsh”, “Listing appt — 88 Birch Ln”, “Open house — 19 Cedar Ct”, “Closing — Marsh”. Después de mantener presionado Business y elegir uno, un solo toque en Business clasifica el siguiente viaje con ese mismo motivo, y el PDF imprime cada extremo de un viaje como una dirección con calle y número, no con el nombre que le diste al lugar, así que nombra al cliente en el motivo. Con clasificar una vez a la semana basta: un registro semanal cuenta como hecho en el momento o poco después (de negocio o personal, en inglés).

Mientras no lo cambies, sí: el horario de trabajo viene puesto de lunes a viernes, de 9 a 6, así que un viaje dentro de ese horario se sugiere como de negocio y uno fuera de él como personal, y una casa abierta en domingo aparece como personal. Una sugerencia clasifica un viaje solo cuando tocas Apply (aplicar), a menos que actives Auto-classify, que clasifica los viajes según la hora sin preguntar, así que ajusta tu horario antes de activarlo. En Settings → Work hours (horario de trabajo), toca Saturday o Sunday para darle horario a ese día, o Add shift (agregar turno) para las visitas por la tarde, o desactiva la sugerencia fuera de horario (en el sitio web, Settings → Classification → Off hours = personal). Los lugares guardados y los viajes frecuentes se sugieren antes que la hora, así que un viaje desde o hacia tu lugar Home guardado se sigue sugiriendo como personal, y en una semana irregular quizá prefieras desactivar el horario de trabajo y clasificar cada viaje con un toque (clasificar según el horario, en inglés).

Lo sugiere: en Settings → Named places, guarda tu casa con el tipo Home y la oficina de la agencia con el tipo Work, y los viajes entre las dos se proponen como Commute: quedan fuera de la deducción, pero se cuentan, porque el Schedule C pide las millas de trayecto al trabajo del carro. Los viajes de la oficina a una visita se proponen como de negocio. Un viaje de casa directo a una visita o a un cliente se sugiere como Personal, porque uno de sus extremos es tu casa, así que márcalo como Business cuando las reglas de tu caso digan que cuenta. Si tu oficina en casa reúne los requisitos, deja la oficina como un lugar común, para que los viajes de casa a ella no se propongan como Commute (el trayecto al trabajo, en inglés).

Sí. En la app, abre Drives y toca +, elige From y To (un lugar guardado o una dirección) y OdoTax mide la distancia por carretera entre los dos; cambia la distancia si te fuiste por otro camino y luego pon la hora, el vehículo y el motivo; o, en el sitio web, usa Trips → Add a drive. El viaje dice Added by hand, con un asterisco en el PDF, y eso no cuenta en su contra: un registro hecho a mano sigue siendo un registro. Puedes agregar viajes desde el 1 de enero de hace tres años, y en el plan gratis, un mes que ya tiene sus 35 viajes gratis no acepta más viajes agregados a mano. Si siguen faltando viajes, revisa primero Settings → Tracking configuration (un viaje que falta, en inglés).

OdoTax funciona en un iPhone con iOS 17 o posterior y en Android 7 o posterior, y la misma cuenta se abre en cualquier navegador en my.odo.tax, donde un mes de viajes cabe en una sola pantalla. Todavía no está en el App Store ni en Google Play, así que el botón “Descarga la app” de esta página (odo.tax/es/get) lleva a la versión de prueba: TestFlight, la app de Apple para probar apps nuevas, en un iPhone, y la versión de prueba para Android en Android. Si tienes un teléfono personal y uno del trabajo, inicia sesión en la misma cuenta en los dos: cada uno registra los viajes en los que va, y cuando los dos registran el mismo viaje, OdoTax se queda con uno. La app, la cuenta web y los informes están en inglés, hechos para las declaraciones de impuestos de EE. UU. (la cuenta web, en inglés).

El plan gratis cubre 35 viajes por mes calendario; solo pide un correo electrónico (sin tarjeta), no vence e incluye todo lo demás, también los informes en PDF y CSV. Todos los viajes cuentan para el límite, también los personales, y una parada larga empieza un viaje nuevo: el sábado de esta página son cinco viajes, una parada de 20 minutos en la oficina divide un recorrido en dos, y tres mañanas a la semana en la oficina son seis viajes más por semana, así que una semana así son once viajes antes de cualquier viaje personal. Los viajes que pasan del límite se registran igual, pero llegan como Locked (bloqueados), fuera de los totales y los informes, y el conteo vuelve a empezar el día 1; Settings muestra cuántos viajes gratis te quedan este mes. Pro quita el límite por $7.99 al mes o $74.99 al año (el límite del plan gratis, en inglés).

Sí: el plan mensual se puede cancelar cuando quieras; Pro sigue hasta el final del periodo que pagaste, luego la cuenta vuelve al plan gratis, no se borra nada y los viajes registrados mientras pagabas quedan desbloqueados para siempre. Eso sí, los viajes bloqueados en un mes del plan gratis siguen bloqueados si te suscribes después, y cuando quedan fuera de alcance se ocultan de la lista, no se borran: solo el primer pago de Pro de una cuenta reabre además los 31 días anteriores, y una sola vez, así que pásate a Pro antes de que un mes de mucho trabajo pase de 35 viajes, no después. Pagando mes a mes, nueve meses de Pro cuestan $71.91; a partir de diez meses, sale más barato pagar $74.99 al año. Un plan se administra donde lo compraste: el App Store, Google Play o el sitio web (cambiar o cancelar, en inglés).

Un informe, en PDF y en CSV: en Reports, elige un periodo (el último año tributario, un trimestre, lo que va del año o tus propias fechas), todos los viajes o solo los de negocio, y un carro si tienes más de uno. Antes de hacerlo, clasifica todos los viajes pendientes, porque uno sin clasificar no suma nada; completa cualquier motivo que el informe imprimiría como “Not recorded”, agrega tus lecturas del odómetro y pon la fecha In business use since del carro en Vehicles, en el sitio web. La primera página del PDF tiene las cifras para la línea 9 y la Parte IV del Schedule C, y OdoTax no se conecta con programas de impuestos, así que tú o tu preparador las escriben, uses lo que uses para declarar; el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo. Para entregárselo, guarda una vez a tu contador como contacto y toca Email this report; no necesita una cuenta (enviar un informe, en inglés).

Sí, como informe: elige el periodo y los viajes, y envíalo por correo desde la app; quien lo reciba no necesita una cuenta. Un informe hecho con una tarifa por milla propia, como la tarifa a la que tu agencia reembolsa las millas, se imprime como una solicitud de reembolso de millas en lugar de un registro para la deducción. Si la agencia sí te reembolsa las millas, no puedes a la vez dejar ese dinero fuera de tus ingresos y deducir las mismas millas: la Publicación 463 tiene reglas propias para rendir cuentas a un cliente, así que pregúntale a tu preparador de impuestos cómo declarar ese dinero. Nadie más puede abrir tu registro, así que el líder de un equipo solo ve los informes que le envías (enviar un informe, en inglés).

No. OdoTax lleva el registro y aplica la tarifa estándar por milla del IRS a los viajes que marcas como de negocio; qué viajes son de negocio en tu trabajo, cuál es tu lugar de trabajo habitual y si a tu carro le conviene la tarifa estándar o los gastos reales lo deciden tú y tu preparador de impuestos. Las reglas de esta página vienen de las Publicaciones 463, 587 y 334 del IRS y de las instrucciones del Schedule C, y nuestras guías las citan, empezando por la deducción por millas para agentes de bienes raíces (en inglés).

“Todo el tiempo” (Siempre, en un iPhone) es lo que le permite a OdoTax detectar un viaje que empieza con la app cerrada; con “solo mientras se usa la app”, no registra nada a menos que la app esté abierta en pantalla, y durante un viaje normalmente no lo está. También necesita la ubicación exacta, porque un registro hecho con posiciones aproximadas no es lo bastante preciso para reclamar la deducción. El GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje: cuando estacionas en una propiedad, el viaje termina ahí y el teléfono espera el siguiente; entre viajes, se le pregunta al teléfono dónde está cuando usas Locate en tu cuenta web para encontrar un teléfono perdido, una respuesta que se guarda 30 días, o cuando el equipo de soporte de OdoTax revisa viajes que faltan. Para las horas que no quieres registrar, Settings → Pause auto-tracking, en la app, detiene la detección For 1 hour, For 4 hours, Until tomorrow 9am o For the rest of today, en todos los teléfonos de tu cuenta; mientras tanto no se registra nada, ni siquiera los viajes de negocio, pero puedes agregar uno a mano (qué datos se guardan, en inglés).

Tus clientes ven un viaje solo en un informe que tú les envías. De cada viaje, OdoTax guarda la ruta, las dos direcciones, las millas y las horas, más lo que tú agregues. Un servicio de mapas ajusta los puntos GPS a las calles y un servicio de direcciones convierte los dos extremos en direcciones con calle y número, y según la política de privacidad, los proveedores de servicios como estos reciben solo los datos que necesitan para su trabajo. Quien recibe un informe ve en él las direcciones de los dos extremos de cada viaje y tus motivos, con los nombres de los clientes, y en el CSV también tus notas y los nombres que les diste a tus lugares guardados, pero no la ruta; haz un informe solo de los viajes de negocio y tus paradas personales quedan fuera. Si conectas OdoTax con Claude, se le envían tus viajes, totales y lugares guardados cuando los pide, nunca el trazado GPS de un viaje, y si nos avisas de un problema con un viaje, una persona del equipo de OdoTax lo revisa (qué datos se guardan, en inglés).