Registro de millas para pequeños negocios

Sí, si el negocio es solo tuyo y lo declaras en el Schedule C: tus millas de negocio van en la línea 9, a la tarifa estándar por milla del IRS (72.5¢ por milla hasta el 30 de junio de 2026 y 76¢ desde el 1 de julio) o como la parte de negocio de los gastos de funcionamiento del vehículo (por ejemplo, gasolina, reparaciones y seguro), más el estacionamiento y los peajes de negocio. Hay tres límites: el viaje entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual es trayecto al trabajo y no cuenta, a menos que una oficina en casa sea tu lugar principal de negocios; necesitas un registro de cada viaje de negocio, hecho sobre la marcha; y la tarifa por milla solo se puede usar con un vehículo propio si usaste la tarifa en su primer año en tu negocio. Para esto no necesitas una LLC. El total reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos; no es dinero que te devuelvan (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

No necesitas una LLC: un negocio que es solo tuyo es un negocio de un solo dueño y presenta el Schedule C, y lo mismo hace una LLC de un solo dueño, a menos que hayas elegido que tribute como corporación. Un matrimonio que lleva el negocio entre los dos, presenta una declaración conjunta y en el que ambos participan materialmente (de forma regular y sustancial) puede elegir ser una empresa conjunta calificada, y así cada uno presenta un Schedule C por su parte, pero solo si el negocio no es una LLC ni otra entidad creada según la ley estatal; si no, dos dueños, incluida una LLC de dos miembros, por lo general tributan como sociedad colectiva, a menos que hayan elegido otra cosa, y los gastos del negocio van en la declaración de la sociedad, no en un Schedule C tuyo (los matrimonios en estados con bienes gananciales tienen sus propias reglas). Si trabajas en tu propia corporación S, el IRS te considera su empleado, así que lo habitual es que la corporación te reembolse las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas, y ese pago no es ingreso para ti. En cualquier caso, el mismo registro de millas respalda las cifras; organiza esto con tu contador.

Reembólsales las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas: ellos te muestran las millas y te devuelven lo que se les haya pagado de más, y el pago no es ingreso para ellos. En la declaración federal, un empleado no puede deducir las millas que su empleador no le reembolsa, y la ley tributaria de 2025 lo hizo permanente, salvo para unos pocos grupos específicos (Aviso 2026-10 del IRS). En OdoTax, cada empleado lleva su registro en su propia cuenta, y un informe hecho con tu tarifa por milla se imprime como una solicitud de reembolso de millas. El plan en sí organízalo con tu contador (quién puede usar la tarifa de negocio, en inglés).

Solo los viajes de tu propio negocio, y las reglas del primer y el último viaje del día se le aplican al negocio por separado. El viaje de tu casa a tu empleo nunca cuenta, y una oficina en casa para el negocio no cambia eso, porque la regla de la oficina en casa solo cubre viajes del mismo negocio. Un viaje directo de tu empleo al local o a un cliente sí cuenta: la Publicación 463 permite deducir “el gasto de ir de un lugar de trabajo al otro”. Nadie te retiene impuestos de lo que gana el negocio, así que puede que tengas que pagar impuesto estimado o pedir que te retengan más en tu empleo (la regla de la oficina en casa, en inglés).

No por sí solo: las pérdidas que son “normales en la etapa inicial de ese tipo de negocio” son uno de los hechos que el IRS toma en cuenta, y “ningún factor por sí solo es decisivo”. El código tributario también supone que una actividad busca ganancias si tuvo ganancias en al menos 3 de los últimos 5 años, incluido el actual, y no tienen que ser seguidos; no llegar a esa cuenta no la convierte en un pasatiempo, solo quiere decir que esa regla no te ayuda. La respuesta importa sobre todo en un año así, porque una pérdida del negocio en el Schedule C puede reducir el impuesto sobre tus otros ingresos, como el salario, dentro de ciertos límites (las reglas de cantidades en riesgo, por ejemplo, por lo general solo te dejan reclamar una pérdida hasta lo que de verdad podrías perder en el negocio), mientras que la pérdida de un pasatiempo no se puede usar contra otros ingresos. Así que guarda lo que demuestre que trabajas para que dé ganancias: contratos, facturas, publicidad, precios que cambiaste y el registro de millas. Si lleva varios años con pérdidas, habla con un preparador de impuestos antes de reclamar las millas.

Sí, la ganancia está sujeta a impuestos por pequeña que sea: el impuesto sobre los ingresos se calcula sobre ella junto con el resto de tus ingresos, y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se debe cuando tus ingresos netos del trabajo por cuenta propia llegan a $400 en el año. Los dos se calculan después de restar los gastos, y en un pequeño negocio el carro suele ser el mayor. Digamos que el negocio ingresó $6,000 y tu único gasto fueron 2,000 millas de negocio en el otoño: a 76¢ por milla son $1,520, y te quedan $4,480 de ganancia. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es entonces $4,480 × 92.35% × 15.3% = $633.00, frente a $847.77 sin las millas, $214.77 menos, y el impuesto sobre los ingresos también puede bajar: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar, según el resto de tu declaración (qué cambia a la hora de declarar, en inglés).

Los viajes que haces para el negocio: del local a un proveedor o a un mayorista, las entregas y recogidas para clientes, las visitas a clientes y los viajes de una de esas paradas a la siguiente. La Publicación 463 incluye “ir de un lugar de trabajo a otro en el curso del negocio o la profesión” y “visitar a clientes”, y su ejemplo de uso de negocio incluye reunirse con proveedores y recoger y entregar artículos a clientes. Manejar para ti o para tu familia es personal, y de tu casa a tu local u oficina es trayecto al trabajo, a menos que tu oficina en casa reúna los requisitos. Pon el cliente o el mandado en el motivo de cada viaje (“business” no es un motivo, en inglés).

Sí, si el local es tu lugar de trabajo habitual y tu oficina en casa no reúne los requisitos: de tu casa al local y de regreso es trayecto al trabajo, “sin importar la distancia entre la casa y el lugar de trabajo habitual”, y estacionar ahí también es un gasto del trayecto. En todo lo demás, tener un local te ayuda: cuentan los viajes desde él a un proveedor o a un cliente, y también ir de tu casa directo a un lugar de trabajo temporal, como la casa o el negocio de un cliente para un solo trabajo, y volver. La comerciante del ejemplo de esta página manejó 3,100 millas entre su casa y el local en 2026; quedaron fuera de los $3,779.50 de la línea 9 y fueron a la línea 44b. Si haces los pedidos y la contabilidad en casa, en un espacio que usas solo para el negocio, y no en el local, la oficina en casa puede ser tu lugar principal de negocios, y entonces de tu casa al local también cuenta (tres casos, comparados, en inglés).

Puede que sí, si tu casa es el lugar principal de negocios. La prueba de la Publicación 587: usas un área específica “de forma exclusiva y regular para actividades administrativas o de gestión” del negocio, como facturar, llevar la contabilidad, pedir suministros y agendar citas, y no tienes “ningún otro lugar fijo donde se realicen actividades administrativas o de gestión sustanciales”. Un local donde atiendes a clientes o guardas mercancía no cuenta en contra, pero una oficina en el local donde haces ese papeleo sí. Cuando tu casa reúne los requisitos, el local es otro lugar de trabajo del mismo negocio, y el viaje de tu casa a él cuenta. Si la tuya los reúne o no, lo deciden tú y tu preparador de impuestos; esta es información general de la Publicación 587, no asesoría fiscal (la prueba de la oficina en casa, en inglés).

El viaje del proveedor al local sí: va entre dos paradas de negocio. El primer tramo, de tu casa al proveedor, es el más complicado. La Publicación 463 te permite contar el viaje de tu casa a un lugar de trabajo temporal cuando tienes un lugar de trabajo habitual, y a cualquier lugar de trabajo del negocio cuando tu oficina en casa reúne los requisitos, pero no dice si una parada rápida en un proveedor es un lugar de trabajo. Registra el viaje tal como fue, con un motivo que nombre la parada, y pregúntale a tu preparador de impuestos cómo tratar ese primer tramo.

Ir a comprar suministros sí cuenta, según las propias palabras de la Publicación 463: su ejemplo de uso de negocio es un carro que se usa para “reunirse con proveedores y otros subcontratistas, y recoger y entregar artículos a clientes”. El banco y la oficina de correos no aparecen, así que esas idas se apoyan en la prueba general de que un gasto de negocio es ordinario y necesario en tu ramo, con un motivo que puedas anotar, como “Bank deposit, Saturday takings” o “Posted orders”. Desde el local, la ida y vuelta va entre paradas de negocio; una parada personal en ese mismo lugar, como hacer tus propios trámites en el banco, no es de negocio. Ante cualquier duda, pregúntale a tu preparador de impuestos.

Parar a comer no rompe el uso de negocio: la Publicación 463 dice que “el uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas de negocio, no es una interrupción del uso de negocio”. Un desvío de verdad es distinto: si por un motivo personal no vas directo de una parada a la siguiente, “no se puede deducir más de lo que habría costado ir directamente”, así que cuenta las millas de la ruta directa. OdoTax registra el viaje tal como lo manejaste y no puede acortar las millas de un viaje registrado; por eso, en un desvío, escribe las millas de la ruta directa en la nota del viaje, que va al CSV del informe, para tu preparador de impuestos (viajes de ida y vuelta y rutas, en inglés).

No. Dice la Publicación 463: “Transportar herramientas o instrumentos en el automóvil al ir y volver del trabajo no hace deducibles los gastos del automóvil”; solo lo es un costo adicional por transportarlos, como rentar un remolque. Un anuncio en el carro “no cambia el uso del automóvil de uso personal a uso de negocio”, y atender llamadas de clientes en el camino tampoco. Un viaje es de negocio por adónde vas y para qué, y el registro tiene que decir para qué (las herramientas en el carro, en inglés).

Las millas de negocio de tu propio carro cuentan dondequiera que esté el trabajo y van en la línea 9 como cualquier otro viaje, y un viaje de un día a un cliente o a un proveedor fuera de tu área metropolitana cuenta desde la puerta de tu casa y de regreso, aunque no tengas local ni una oficina en casa que reúna los requisitos. Si pasas la noche fuera, entran las reglas de gastos de viaje: estás “de viaje fuera de casa” cuando el trabajo te mantiene lejos del área general de tu domicilio tributario (por lo general, tu lugar de negocios habitual o, si no tienes uno, posiblemente donde vives normalmente) “bastante más tiempo que una jornada normal de trabajo” y necesitas dormir o descansar; entonces el hotel y el boleto de avión van en la línea 24a, y las comidas en la línea 24b, por lo general al 50%. Si el viaje es sobre todo de negocio y te quedas unos días de vacaciones, la ida y la vuelta siguen contando, pero los gastos de los días extra no, y quien te acompañe, como tu cónyuge, solo cuenta si trabaja para ti o tiene una relación de negocios contigo, como un cliente o un proveedor, con un motivo de negocio real para estar ahí. En OdoTax, un vuelo nunca se registra como viaje, y los viajes de ida y vuelta al aeropuerto se registran como cualquier otro; Airport / travel es uno de los motivos que OdoTax te da para empezar. Un viaje al extranjero tiene más reglas, en el capítulo 1 de la Publicación 463, así que pregúntale a tu preparador de impuestos (dónde van los gastos de viaje en el Schedule C, en inglés).

El Schedule C, Ganancias o pérdidas de negocios, es la parte de tu declaración federal donde un negocio que es solo tuyo declara sus ingresos y sus gastos; lo que queda es la ganancia sobre la que se calculan el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Tu carro aparece en él dos veces: lo que suman sus millas de negocio, en la línea 9, gastos de automóvil y camión, y su uso, en la Parte IV, información sobre el vehículo (cuándo empezó a usarse para el negocio y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras). No tienes que detallar las deducciones: las millas de negocio se restan de tu ganancia, que pasa a tu Formulario 1040 por medio del Schedule 1, así que también puedes tomar la deducción estándar. Detallar las deducciones solo importa para las millas por motivos médicos y las de caridad (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

Es una sola cantidad del IRS por milla de negocio que cubre lo que cuesta usar el carro: para 2026, 72.5¢ por los viajes hasta el 30 de junio (Aviso 2026-10) y 76¢ por los viajes desde el 1 de julio (Anuncio 2026-11), tarifa que el IRS subió porque aumentaron los precios del combustible. A cada viaje le corresponde la tarifa de su propia fecha: la comerciante del ejemplo de esta página manejó 2,300 millas de negocio antes del 1 de julio y 2,500 después, que suman 2,300 × $0.725 + 2,500 × $0.76 = $3,567.50, y con $212 de estacionamiento y peajes de negocio, $3,779.50 en la línea 9. OdoTax calcula cada viaje según su fecha, así que las dos mitades se suman solas (las tarifas de 2026, en inglés).

No: una deducción reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos, y las cantidades en dólares que OdoTax muestra en tus viajes son esa deducción, no dinero en efectivo. En el Schedule C, reduce el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en unos 14¢ por cada dólar deducido (el 15.3% sobre el 92.35% de la ganancia), lo que a 76¢ por milla son unos 10.7¢ por milla, siempre que tus salarios y tus ingresos del trabajo por cuenta propia juntos no pasen de $184,500 en 2026; por encima de eso, solo queda la parte de Medicare, del 2.9%. Para la comerciante del ejemplo de esta página, con $3,779.50 en la línea 9, son $3,779.50 × 92.35% × 15.3% = $534.03 menos de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El impuesto sobre los ingresos también baja: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar; cuánto suma eso depende de toda tu declaración, así que OdoTax muestra la deducción, no un ahorro (deducción o reembolso de impuestos, en inglés).

Por lo general sí, si esperas deber $1,000 o más en el año después de las retenciones y los créditos reembolsables, porque nadie te retiene impuestos de lo que gana el negocio. Para 2026, los pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027; cubren el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los dos calculados sobre la ganancia después de los gastos, así que un registro de millas al día mantiene correcto el cálculo. Si el negocio es de temporada, con el método de pago a plazos basado en el ingreso anualizado, cada pago puede calcularse según lo que hayas ganado hasta el final de marzo, mayo o agosto, y el último, con el año completo; se usa con el Formulario 2210 y el Schedule AI, que se presentan con tu declaración. Si además tienes un empleo con formulario W-2, la retención adicional en ese empleo cuenta como pagada en partes iguales a lo largo del año, sin importar cuándo te la hayan descontado (impuestos estimados trimestrales, en inglés).

Sí: el propio ejemplo de la Publicación 463 es un carro que se usa para clientes y proveedores y que “uno y su familia usan ... para fines personales”, y con la tarifa estándar simplemente deduces las millas de negocio. Solo tus viajes de negocio necesitan los cuatro datos (la fecha, adónde fuiste, por qué y las millas), pero la Parte IV del Schedule C también pide el total de millas del carro en el año, contando lo que manejan todos, dividido en millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras; el odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre es la prueba más sencilla. La fecha de la línea 43 es el día en que el negocio empezó a usar el carro, no el día en que lo compraste, y ese primer año es cuando hay que elegir la tarifa por milla. OdoTax solo registra los viajes en los que va tu teléfono, así que los viajes que tu pareja hace sin ti no aparecen (las lecturas del odómetro los cubren), y si acompañas a alguien a la práctica de fútbol, ese viaje se registra para que lo marques como Personal. No inicies sesión en tu cuenta en el teléfono de un familiar: cada viaje en el que vaya ese teléfono caería en tu registro y en tu conteo de viajes gratis (la Parte IV, línea por línea, en inglés).

No: en un año en que usas la tarifa estándar, la Publicación 463 dice que “no se pueden deducir la depreciación, los pagos de arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina (incluidos los impuestos sobre la gasolina), el aceite, el seguro ni las cuotas de registro del vehículo”, porque la tarifa los cubre, y 35¢ de cada milla de negocio de 2026 cuentan como depreciación del carro. Del pago del carro, solo se suma aparte la parte de negocio de los intereses, y lo mismo pasa con la parte de negocio del impuesto estatal y local sobre bienes muebles del carro. El estacionamiento y los peajes de negocio se suman por lo que pagaste, pero estacionar en tu propio local es un gasto del trayecto, y una multa de estacionamiento nunca cuenta. Guarda el recibo de cualquier estacionamiento o peaje de $75 o más, y los papeles de compra del carro; no hay recibos de gasolina ni de reparaciones que guardar (lo que cubre la tarifa, en inglés).

Cuando puedes usar las dos, la Publicación 463 sugiere “calcular la deducción de las dos maneras para ver cuál da una deducción mayor”: la tarifa estándar son las millas de negocio por la tarifa de la fecha de cada viaje, y los gastos reales son la parte de negocio (las millas de negocio divididas entre las millas totales) de lo que de verdad costó el carro, con recibos. Más que la elección, importa el momento: con un carro propio, la tarifa estándar tiene que usarse el primer año en que el carro está disponible para usarse en tu negocio, y después puedes usar cualquiera de los dos métodos cada año; pero un carro que empezó con gastos reales nunca puede usar la tarifa. Un carro por el que reclamas la sección 179 o la deducción especial por depreciación (a menudo llamada depreciación adicional) en su primer año tampoco puede usarla nunca, así que, si compras una van o una camioneta para el negocio, toma esa decisión con tu preparador de impuestos. Un carro arrendado con la tarifa estándar sigue con ella todo el arrendamiento. De cualquiera de las dos formas necesitas el registro de millas (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Cada uno necesita sus propias cifras: la Tabla 5-1 de la Publicación 463 pide, para cada carro, “el costo del automóvil y de cualquier mejora, la fecha en que se empezó a usar para el negocio, las millas de cada uso de negocio y el total de millas del año”, y las instrucciones del Schedule C dicen: “Si se usó más de un vehículo durante el año, se debe adjuntar una hoja con la información que se pide en la Parte IV del Schedule C para cada vehículo adicional”. En OdoTax, cada vehículo lleva su propio registro y sus lecturas del odómetro: en Android, vincula el Bluetooth de cada vehículo; en un iPhone, elige su estéreo de CarPlay o Bluetooth, y un viaje que empieza mientras el teléfono reproduce audio por él va en ese vehículo. Cualquier otro viaje va en tu vehículo predeterminado, y puedes cambiarlo en Vehicle, dentro del viaje (dos vehículos, dos registros, en inglés).

No mientras haya cinco o más en uso al mismo tiempo: la Publicación 463 dice que no se puede usar la tarifa estándar por milla si se “usan cinco o más automóviles al mismo tiempo (como en las operaciones de flotilla)”. Entonces la deducción es la parte de negocio de los gastos reales de cada vehículo, y cada uno sigue necesitando su propio registro de millas. Los vehículos que se usan en momentos distintos no están en uso al mismo tiempo: en los ejemplos de la Publicación 463, un vendedor que alterna tres carros y dos vans puede usar la tarifa para los cinco, y un negocio de jardinería con cuatro camionetas en uso, dos de ellas cambiadas por otras más nuevas durante el año, puede usarla para las seis. OdoTax está hecho para un solo conductor y sus vehículos, todavía sin plan para equipos, y su informe calcula los viajes con la tarifa estándar; así que, con cinco o más en uso a la vez, dale a tu preparador de impuestos las millas, no el total de la línea 9 del informe.

Puede que no, con ese carro. Las instrucciones del Schedule C solo permiten la tarifa estándar si “el vehículo era propio y se usó la tarifa estándar por milla el primer año en que se puso en servicio”, y la Publicación 463 dice que esa elección se hace “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” de ese primer año. Si 2026 es el primer año en que el vehículo trabaja para el negocio, elige la tarifa en tu declaración de 2026; si trabaja para el negocio desde un año anterior que nunca reclamaste, pregúntale a un preparador de impuestos qué método puede usar antes de presentar la declaración. Los gastos reales sí se pueden usar con él y piden el mismo registro de millas, y el próximo carro que pongas a trabajar tendrá su propio primer año.

De cada viaje de negocio, la Tabla 5-1 de la Publicación 463 pide cuatro cosas: la fecha, adónde fuiste, el motivo de negocio y las millas. En un negocio, el motivo dice para qué fue la salida, como “Supplies — Eastside Wholesale” o “Delivery to Reyes Bakery”; “business” a secas se queda corto. Una vez al año, de cada carro, también pide el total de millas, la fecha en que empezó a usarse para el negocio y lo que costó. Tiene que anotarse en el momento o poco después, mientras aún recuerdas el viaje; un registro que llevas cada semana es válido, y sirven el papel, una hoja de cálculo o una app. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y el motivo lo agregas tú (qué pide el IRS, en inglés).

Un viaje de negocio que no puedes probar no se acepta, ni tampoco una parte de él calculada a ojo: “No se pueden deducir cantidades aproximadas o estimadas”. Además puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y el reglamento tributario considera negligencia no llevar registros adecuados. Guarda el registro al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento): un registro de 2026 en una declaración presentada a más tardar el 15 de abril de 2027 se guarda hasta el 15 de abril de 2030. Y guarda el total de millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas el carro, porque las millas con tarifa estándar reducen su base. El IRS no aprueba ni certifica apps de millas: lo que cuenta es lo que dice el registro y cuándo se escribió, y el PDF de OdoTax sigue el formato que describe la Publicación 463; los motivos y la clasificación semanal te tocan a ti (conservar los registros durante años, en inglés).

Para el resto del año, no: desde el día en que activas el registro automático, cada viaje se registra sobre la marcha. De enero hasta hoy no puedes hacer estimaciones, pero sí puedes reconstruir los viajes uno por uno con lo que guardaste en su momento: facturas de proveedores, notas de entrega, comprobantes de depósito del banco, tu calendario o el historial de ubicaciones de tu teléfono; una factura respalda un viaje, pero no es el registro. Si tenías activada la Cronología de Google Maps (Google Maps Timeline), OdoTax puede importar los viajes que guardó, y puedes agregar otros a mano; el informe marca los dos, y en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de cada mes como cualquier otro viaje, así que, si en un mes tienes que reconstruir más, pásate a Pro primero. Un viaje reconstruido cuenta solo en la medida en que esas pruebas lo respalden, y pesa menos que uno registrado en el momento. Registrar de octubre a diciembre tampoco prueba el verano: la Publicación 463 solo permite que una parte del año represente el año entero cuando otras pruebas muestran que esa parte es representativa, y una temporada de mucho trabajo no es típica de una floja.

Para cambiar una declaración que ya presentaste, presentas una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, por lo general dentro de los 3 años después de presentarla o de los 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, y si las nuevas cifras dan menos impuesto, el IRS te reembolsa lo que pagaste de más. Las reglas de prueba no cambian: nada de estimaciones, y un viaje reconstruido ahora cuenta solo en la medida en que lo respalden contratos, facturas, calendarios o un historial de ubicaciones de aquella época. El método es otra cuestión: la Publicación 463 dice que la tarifa estándar por milla se elige “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” del primer año del carro en el negocio, así que puede que una declaración enmendada no pueda elegirla. OdoTax acepta viajes agregados a mano o importados de la Cronología de Google Maps desde el 1 de enero de hace tres años, y calcula cada uno con la tarifa del IRS de su propia fecha; en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de ese mes como cualquier otro viaje, así que, si un mes tiene más, pásate a Pro primero; si no, una importación se detiene en el límite y un viaje agregado después de llegar a él queda bloqueado y no aparece en la lista. Pregúntale primero a un preparador de impuestos si vale la pena enmendar y qué método puede usar tu carro en esos años (un registro reconstruido después, en inglés).

No. Entre viajes, los sensores de movimiento del teléfono y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez notan cuando arrancas; entonces OdoTax enciende el GPS, registra la ruta y las millas, y termina el viaje cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, con la app cerrada y el teléfono en el bolsillo. Eso funciona mientras la ubicación esté en Siempre (Always) en un iPhone, o en Permitir todo el tiempo (Allow all the time) en Android, con la ubicación exacta (Precise) activada; permite también el acceso a Actividad física (Physical activity), que en un iPhone se llama Movimiento y forma física (Motion & Fitness), porque sin él un viaje puede detectarse cuando ya llevas una milla o dos, y en Android pon el uso de batería en Sin restricciones (Unrestricted); Settings → Tracking configuration te muestra lo que todavía falte. Mover el carro dentro de un estacionamiento no se guarda: los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto se descartan. En un iPhone puedes terminar un viaje al estacionar con Stop drive en la pantalla bloqueada, o diciéndole a Siri “End my drive in odo” (en tu pantalla de inicio, la app se llama odo) (cómo funciona la detección, en inglés).

Poco. La mayoría de los días el carro pasa casi todo el tiempo estacionado, y entre viajes OdoTax no sigue tu ubicación: el teléfono espera el siguiente viaje con los sensores de movimiento que ya usa y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez, y el GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje. Lo que hay que vigilar es el ahorro de energía del propio teléfono: en un iPhone, el Modo de bajo consumo (Low Power Mode) puede frenar el trabajo en segundo plano, y en Android, un ahorro de batería que limite la ubicación puede hacer que falten viajes o que terminen antes de tiempo; Settings → Tracking configuration avisa de los dos. En Android verás una notificación todo el tiempo, “Ready to detect a drive” y luego las millas que llevas, porque Android la exige a cualquier app que use la ubicación en segundo plano (uso de la batería, en inglés).

Sí. La ruta y las millas vienen del GPS del teléfono, que no necesita internet; el viaje se guarda en el teléfono y se sube automáticamente cuando vuelves a tener señal, y mientras tanto Home dice “N drives tracked offline”. Para clasificar o editar un viaje y para agregar una lectura del odómetro hace falta conexión, así que hazlo después. El modo silencio y No molestar (Do Not Disturb) tampoco lo detienen, porque la detección no depende para nada de las notificaciones; de forma predeterminada, OdoTax envía un recordatorio a la semana, el domingo por la tarde, cuando hay viajes esperando a que los clasifiques. Un sitio sin dirección se registra de todos modos donde estacionaste, y para encontrar ese lugar por su nombre la próxima vez, guárdalo en Settings → Named places → Add place → My location doesn't have an address — pick on map (sin conexión, en inglés).

Cada viaje espera a que digas qué fue: en Home, toca Classify (clasificar) y los viajes aparecen de uno en uno; toca Business o Personal, o mantén presionado Business para elegir un motivo; en el sitio web puedes seleccionar un día entero y clasificarlo de una vez. El motivo es la línea que el informe imprime para decir por qué se hizo un viaje de negocio, y un viaje de negocio sin motivo muestra “Not recorded” en el PDF. OdoTax te da para empezar motivos como Customer visit, Meeting, Errand / supplies y Airport / travel, y puedes agregar los tuyos, de hasta 40 caracteres, en Settings → Custom purposes (motivos personalizados): “Bank deposit”, “Supplies — Eastside Wholesale”, “Delivery”, “Estimate — Patel”. Después de mantener presionado Business y elegir uno, un solo toque en Business clasifica el siguiente viaje con ese mismo motivo, y el PDF imprime cada extremo de un viaje como una dirección con calle y número, no con el nombre que le diste al lugar, así que pon el nombre del cliente en el motivo. Clasificar una vez a la semana basta: un registro que llevas cada semana cuenta como hecho en el momento o poco después (de negocio o personal, en inglés).

Mientras no lo cambies, sí: el horario de trabajo viene puesto de lunes a viernes, de 9 a 6, así que un viaje dentro de ese horario se sugiere como de negocio y uno fuera, como personal; una entrega del sábado entre dos clientes aparece como personal, mientras que una que sale del local o llega a él, guardado como Work, se sigue sugiriendo como de negocio. Una sugerencia clasifica un viaje solo cuando tocas Apply (aplicar), a menos que actives Auto-classify, que clasifica los viajes según la hora sin preguntar; por eso, configura tu horario antes de activarlo. En Settings → Work hours (horario de trabajo), toca Saturday o Sunday para darle horario a ese día, o Add shift para agregar horas de la noche, o desactiva la sugerencia de fuera de horario (en el sitio web, Settings → Classification → Off hours = personal). Los lugares guardados y los viajes frecuentes tienen prioridad sobre la hora, así que un viaje que sale de tu Home guardado o llega a él se sigue sugiriendo como personal, y en una semana irregular quizá prefieras desactivar el horario de trabajo y clasificar cada viaje con un toque (clasificar según el horario, en inglés).

Te lo sugiere: en Settings → Named places, guarda tu casa con el tipo Home y el local con el tipo Work, y los viajes entre los dos se proponen como Commute: quedan fuera de la deducción, pero se cuentan, porque el Schedule C pide las millas de trayecto al trabajo del carro. Los viajes del local a un proveedor o a un cliente se proponen como de negocio. Un viaje de tu casa directo a un cliente o a un proveedor se sugiere como Personal, porque uno de los extremos es tu casa; márcalo como Business cuando las reglas de tu caso digan que cuenta. Si tu oficina en casa reúne los requisitos, deja el local como un lugar normal, para que los viajes de tu casa a él no se propongan como Commute (el trayecto al trabajo, en inglés).

No: una cuenta es el registro de una sola persona, y todavía no hay plan para equipos. Un teléfono con tu cuenta abierta agrega a tu registro y a tu conteo de viajes gratis cada viaje en el que vaya, también los personales. Cada persona que maneja necesita su propia cuenta de OdoTax y envía los informes desde ella. Un empleado que maneja su propio carro puede hacer el informe con tu tarifa por milla, y se imprime como una solicitud de reembolso de millas. Si maneja la van del negocio, no hay nada que reembolsar: las millas de negocio de la van son deducción del negocio, incluidas las suyas, así que dale su informe a tu preparador de impuestos junto con el tuyo.

Sí. En la app, abre Drives y toca +, elige From y To (un lugar guardado o una dirección) y OdoTax mide la distancia por carretera entre los dos; cambia la distancia si te fuiste por otro camino y luego pon la hora, el vehículo y el motivo; o, en el sitio web, usa Trips → Add a drive. El viaje dice Added by hand, con un asterisco en el PDF, y eso no cuenta en su contra: un registro hecho a mano sigue siendo un registro. Puedes agregar viajes desde el 1 de enero de hace tres años, y en el plan gratis, un mes que ya tiene sus 35 viajes gratis no acepta más viajes agregados a mano. Si siguen faltando viajes, revisa primero Settings → Tracking configuration (un viaje que falta, en inglés).

OdoTax funciona en un iPhone con iOS 17 o posterior y en Android 7 o posterior, y la misma cuenta se abre en cualquier navegador en my.odo.tax, donde un mes de viajes cabe en una sola pantalla. Todavía no está en el App Store ni en Google Play, así que el botón “Descarga la app” de esta página (odo.tax/es/get) lleva a la versión de prueba: TestFlight, la app de Apple para probar apps nuevas, en un iPhone, y la versión de prueba para Android en Android. Si tienes un teléfono personal y uno del trabajo, inicia sesión en la misma cuenta en los dos: cada uno registra los viajes en los que va, y cuando los dos registran el mismo viaje, OdoTax se queda con uno. La app, la cuenta web y los informes están en inglés, hechos para las declaraciones de impuestos de EE. UU. (la cuenta web, en inglés).

El plan gratis cubre 35 viajes en cada mes calendario; solo pide un correo electrónico (sin tarjeta), no vence e incluye todo lo demás, también los informes en PDF y CSV. Todos los viajes cuentan para el límite, también los personales, y una parada larga empieza un viaje nuevo: ir al banco y volver son dos viajes, una parada de 20 minutos en un proveedor parte la salida en dos, e ir y volver del local ya son, por sí solos, dos viajes por día laborable, 40 o más en un mes si trabajas cinco días a la semana, antes de un solo viaje de negocio. Los viajes que pasan del límite se registran de todos modos, pero llegan como Locked (bloqueados), quedan fuera de los totales y los informes, y el conteo vuelve a empezar el día 1; Settings muestra cuántos viajes gratis te quedan este mes. Pro quita el límite por $7.99 al mes o $74.99 al año (el límite del plan gratis, en inglés).

Sí: el plan mensual se puede cancelar cuando quieras; Pro sigue hasta el final del periodo que pagaste, luego la cuenta vuelve al plan gratis, no se borra nada y los viajes registrados mientras pagabas quedan desbloqueados para siempre. Eso sí, los viajes bloqueados en un mes del plan gratis siguen bloqueados si te suscribes después, y cuando quedan fuera de alcance se ocultan de la lista, no se borran: solo el primer pago de Pro de una cuenta reabre además los 31 días anteriores, y una sola vez, así que pásate a Pro antes de que un mes de mucho trabajo pase de 35 viajes, no después. Pagando mes a mes, nueve meses de Pro cuestan $71.91; a partir de diez meses, sale más barato pagar $74.99 al año. Un plan se administra donde lo compraste: el App Store, Google Play o el sitio web (cambiar o cancelar, en inglés).

Un informe, en PDF y en CSV: en Reports, elige un periodo (el último año tributario, un trimestre, lo que va del año o tus propias fechas), todos los viajes o solo los de negocio, y un carro si tienes más de uno. Antes de hacerlo, clasifica todos los viajes pendientes, porque uno sin clasificar no suma nada; completa cualquier motivo que el informe imprimiría como “Not recorded”, agrega tus lecturas del odómetro y pon la fecha In business use since del carro en Vehicles, en el sitio web. La primera página del PDF tiene las cifras para la línea 9 y la Parte IV del Schedule C, y OdoTax no se conecta con programas de impuestos, así que tú o tu preparador las escriben, uses lo que uses para declarar; el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo. Para entregárselo, guarda una vez a tu contador como contacto y toca Email this report; no necesita una cuenta (enviar un informe, en inglés).

No. OdoTax lleva el registro y aplica la tarifa estándar por milla del IRS a los viajes que marcas como de negocio; qué viajes son de negocio en tu trabajo, si tu oficina en casa reúne los requisitos y si a tu carro le conviene la tarifa estándar o los gastos reales lo deciden tú y tu preparador de impuestos. Las reglas de esta página vienen de las Publicaciones 463, 587 y 334 del IRS y de las instrucciones del Schedule C, y nuestras guías las citan, empezando por la oficina en casa y las millas (en inglés).

“Todo el tiempo” (Siempre, en un iPhone) es lo que le permite a OdoTax detectar un viaje que empieza con la app cerrada; con “solo mientras se usa la app”, no registra nada a menos que la app esté abierta en pantalla, y durante un viaje normalmente no lo está. También necesita la ubicación exacta, porque un registro hecho con posiciones aproximadas no es lo bastante preciso para reclamar la deducción. El GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje: cuando estacionas, el viaje termina ahí y el teléfono espera el siguiente; entre viajes, se le pregunta al teléfono dónde está cuando usas Locate en tu cuenta web para encontrar un teléfono perdido, una respuesta que se guarda 30 días, o cuando el equipo de soporte de OdoTax revisa viajes que faltan. Para las horas que no quieres registrar, Settings → Pause auto-tracking, en la app, detiene la detección For 1 hour, For 4 hours, Until tomorrow 9am o For the rest of today, en todos los teléfonos de tu cuenta; mientras tanto no se registra nada, ni siquiera los viajes de negocio, pero puedes agregar uno a mano (qué datos se guardan, en inglés).

Tus clientes ven un viaje solo en un informe que tú les envías. De cada viaje, OdoTax guarda la ruta, las dos direcciones, las millas y las horas, más lo que tú agregues. Un servicio de mapas ajusta los puntos GPS a las calles y un servicio de direcciones convierte los dos extremos en direcciones con calle y número, y según la política de privacidad, los proveedores de servicios como estos reciben solo los datos que necesitan para su trabajo. Quien recibe un informe ve en él las direcciones de los dos extremos de cada viaje y tus motivos, con los nombres de los clientes, y en el CSV también tus notas y los nombres que les diste a tus lugares guardados, pero no la ruta; haz un informe solo de los viajes de negocio y tus paradas personales quedan fuera. Si conectas OdoTax con Claude, se le envían tus viajes, totales y lugares guardados cuando los pide, nunca el trazado GPS de un viaje, y si nos avisas de un problema con un viaje, una persona del equipo de OdoTax lo revisa (qué datos se guardan, en inglés).