Registro de millas para conductores de apps

Sí, si manejas como contratista independiente, que es como las apps de transporte les pagan a sus conductores: el IRS considera trabajo de la economía compartida “conducir un automóvil para viajes o entregas reservadas”, y tus gastos se restan de lo que ganaste, en tu propio Schedule C. Tus millas de negocio van en la línea 9 a la tarifa estándar por milla del IRS (72.5¢ por milla hasta el 30 de junio de 2026 y 76¢ desde el 1 de julio) o como la parte de negocio de los gastos de funcionamiento del carro, como gasolina, reparaciones y seguro, más el estacionamiento y los peajes de negocio. Hay tres límites: el trayecto al trabajo nunca cuenta, necesitas llevar sobre la marcha un registro de cada viaje de negocio, y en un carro propio la tarifa por milla solo se puede usar si la usaste el primer año de ese carro en tu negocio. El total reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos; no es dinero que te devuelvan (¿qué es un contratista 1099?, en inglés).

Solo las de llevar pasajeros: en tu declaración, eso es un negocio aparte. El viaje de tu casa a tu empleo nunca cuenta. Ir directo de tu trabajo con W-2 a tu primera recogida sí cuenta: la Publicación 463 permite deducir “el gasto de ir de un lugar de trabajo al otro”. Nadie te retiene impuestos de lo que te pagan las apps, así que puede que tengas que pagar impuestos estimados o pedir que te retengan más en tu trabajo (impuestos estimados trimestrales, en inglés).

Se declaran los ingresos de cada plataforma, y tus millas de negocio cuentan igual, sea cual sea la app para la que fueron: ir de un destino en una app a una recogida en la otra cuenta como cualquier otro viaje entre dos paradas. El resumen de cada plataforma cuenta solo las millas que manejaste mientras estabas en línea en su propia app, así que dos resúmenes no suman un registro; el tuyo tiene que cubrir las dos. OdoTax registra cada viaje sin importar qué app esté abierta, y puedes poner el nombre de la app en el motivo. Pregúntale a tu preparador de impuestos si el transporte de pasajeros y las entregas van en un solo Schedule C o en dos.

No en tu declaración federal: un empleado no puede deducir las millas que su empleador no le reembolsa, y la ley tributaria de 2025 lo hizo permanente, salvo para unos pocos grupos que la ley nombra, como los reservistas de las Fuerzas Armadas (Aviso 2026-10 del IRS). Lo que sí puedes hacer es pedirle a tu empleador que te reembolse las millas; con un plan con rendición de cuentas, en el que justificas las millas y devuelves lo que te paguen de más, ese dinero no es ingreso para ti. Un informe de OdoTax hecho con la tarifa por milla de tu empleador se imprime como una solicitud de reembolso de millas (quién puede usar la tarifa de negocio, en inglés).

No necesitas una LLC: un negocio que es solo tuyo es un negocio de un solo dueño y presenta el Schedule C, y lo mismo hace una LLC de un solo dueño, a menos que hayas elegido que tribute como corporación. Un matrimonio que lleva el negocio entre los dos, presenta una declaración conjunta y en el que ambos participan materialmente (de forma regular y sustancial) puede elegir ser una empresa conjunta calificada, y así cada uno presenta un Schedule C por su parte, pero solo si el negocio no es una LLC ni otra entidad creada según la ley estatal; si no, dos dueños, incluida una LLC de dos miembros, por lo general tributan como sociedad colectiva, a menos que hayan elegido otra cosa, y los gastos del negocio van en la declaración de la sociedad, no en un Schedule C tuyo (los matrimonios en estados con bienes gananciales tienen sus propias reglas). Si trabajas en tu propia corporación S, el IRS te considera su empleado, así que lo habitual es que la corporación te reembolse las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas, y ese pago no es ingreso para ti. En cualquier caso, el mismo registro de millas respalda las cifras; organiza esto con tu contador.

Sí, la ganancia está sujeta a impuestos por pequeña que sea: el impuesto sobre los ingresos se calcula sobre ella junto con el resto de tus ingresos, y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se debe cuando tus ingresos netos del trabajo por cuenta propia llegan a $400 en el año. Los dos se calculan después de restar los gastos, y en un negocio pequeño el carro suele ser el mayor. Digamos que llevar pasajeros te dejó $6,000 después de los cargos de la plataforma y que tu único otro gasto fueron 2,000 millas de negocio en el otoño: a 76¢ por milla son $1,520, y te quedan $4,480 de ganancia. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es entonces $4,480 × 92.35% × 15.3% = $633.00, frente a $847.77 sin las millas ($214.77 menos), y el impuesto sobre los ingresos también puede bajar: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar, según el resto de tu declaración (qué cambia a la hora de declarar, en inglés).

De la recogida al destino, y de ese destino a la siguiente recogida, en la misma app o en otra: la Publicación 463 incluye “ir de un lugar de trabajo a otro en el curso del negocio o la profesión” y “visitar a clientes”. Los peajes y el estacionamiento de negocio se suman aparte, y los mandados y los días libres son personales. Quedan dos casos sin resolver, que las preguntas siguientes tratan uno por uno: el primer y el último viaje del turno, y las millas sin un pasajero que recoger (las millas entre paradas, en inglés).

La Publicación 463 no lo dice, porque no tiene ninguna regla escrita para las apps de transporte. Sin lugar de trabajo habitual ni oficina en casa, su ejemplo considera tu oficina “el lugar del primer contacto de negocios dentro del área metropolitana”, y eso hace que el viaje hasta allí, y el regreso a casa desde el último, sean trayecto al trabajo. Con una oficina en casa que es tu lugar principal de negocios, “se pueden deducir los gastos diarios de transporte entre la casa y otro lugar de trabajo de la misma ocupación o negocio”. Pregúntale a un preparador de impuestos cuál es tu caso, y registra esos viajes de todos modos: un viaje registrado se puede dejar fuera más adelante, pero uno que nunca se registró hay que reconstruirlo (el primer y el último viaje, en inglés).

Es posible. La prueba de la Publicación 587 es que uses un espacio “de manera exclusiva y regular para actividades administrativas o de gestión de la ocupación o negocio” y que no tengas “ningún otro lugar fijo donde se realicen actividades administrativas o de gestión sustanciales” del negocio. Para un conductor, sería un escritorio que se usa solo para el papeleo del negocio: el registro, la contabilidad, los mensajes con la plataforma. Si el tuyo pasa la prueba, y si eso convierte en negocio el viaje desde casa, es una pregunta para un preparador de impuestos; esto es información general, no asesoría fiscal (la prueba de la oficina en casa, en inglés).

La Publicación 463 no tiene ninguna regla escrita para las millas que se manejan sin un pasajero que recoger, como dar vueltas por el centro o ir hacia una zona con más demanda. Uber las cuenta en sus millas en línea, pero el resumen de una plataforma no es una regla fiscal. Están en tu registro como cualquier otra milla que manejas; pregúntale a tu preparador de impuestos cómo tratarlas. Esperar con el carro estacionado y la app activa no suma millas en ningún caso.

Parar a comer no rompe el uso de negocio: la Publicación 463 dice que “el uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas de negocio, no es una interrupción del uso de negocio”. Un desvío de verdad es distinto: si por un motivo personal no vas directo de una parada a la siguiente, “no se puede deducir más de lo que habría costado ir directamente”, así que cuenta las millas de la ruta directa. OdoTax registra el viaje tal como lo manejaste y no puede acortar las millas de un viaje registrado; por eso, en un desvío, escribe las millas de la ruta directa en la nota del viaje, que va al CSV del informe, para tu preparador de impuestos (viajes de ida y vuelta y rutas, en inglés).

Las millas de llevar a un pasajero al aeropuerto cuentan como las de cualquier otro, y también las del camino desde ese destino hasta tu siguiente recogida. Los peajes y el estacionamiento que pagas manejando por negocio se suman aparte de la tarifa por milla: “Además de usar la tarifa estándar por milla, se pueden deducir los cargos de estacionamiento y los peajes relacionados con el negocio”. Los cargos que la plataforma descuenta de lo que paga el pasajero, como los cargos por servicio y de aeropuerto, no son gastos del carro: el resumen de la plataforma los detalla, y se restan del monto bruto en otra parte del Schedule C. Regresar del aeropuerto sin un pasajero que recoger es uno de los casos sin resolver de más arriba.

No. La publicidad en el carro “no cambia el uso del automóvil de uso personal a uso de negocio”, y estar disponible tampoco: un viaje es de negocio por adónde vas y para qué. Los mandados con la app activa siguen siendo viajes personales, y el registro tiene que decir por qué hiciste cada viaje de negocio.

Es un punto de partida, no el registro. Uber dice que el resumen fiscal “no es un documento fiscal oficial”, y sus millas son las que se registran “mientras estás activo en la app para socios”: esperando una solicitud, yendo a una recogida y con el pasajero a bordo. Eso deja fuera las millas para otra app y todo lo que manejas con la app apagada, y cuenta millas de espera que ninguna regla fiscal resuelve. El registro que pide la Publicación 463 es el tuyo, llevado en el momento o poco después: la fecha, adónde fuiste, por qué y las millas de cada uso de negocio. El resumen y el historial de la app pueden respaldar ese registro donde se quede corto (qué pide el IRS, en inglés).

Lo mismo. Lyft dice que “tu resumen anual no es un documento fiscal oficial” y que “te indica el número total de viajes y millas en línea del año”. Solo cubre Lyft. Úsalo para revisar tu registro y para ver los cargos de plataforma, cargos por servicio y peajes que detalla, de los que Lyft dice: “Es posible que puedas deducirlos como gastos de negocio cuando presentes tus impuestos”. Un peaje va una sola vez en tu declaración: si ya lo agregaste en OdoTax, está en el total de la línea 9 del informe, así que déjalo fuera cuando sumes los de Lyft.

Todos los conductores reciben el resumen anual de la plataforma a más tardar el 31 de enero. Un 1099-K por llevar pasajeros llega solo cuando la plataforma te ha pagado más de $20,000 en más de 200 transacciones en el año; algunos estados fijan un límite más bajo, y una plataforma puede enviarlo aunque no llegues a ese límite. Un 1099-NEC cubre lo que ganaste aparte de llevar pasajeros, como bonos y referidos, cuando eso llega a $2,000 en 2026 ($600 hasta 2025). Ninguno decide lo que debes: “Se deben declarar todos los ingresos en la declaración de impuestos, aunque no se reciban formularios 1099 de los negocios que hacen los pagos” (de dónde viene el 1099, en inglés).

Porque informa el monto bruto que pagaron los pasajeros, antes de la parte que se queda la plataforma. El IRS dice que el monto bruto de los pagos “no se ajusta por ningún” cargo, crédito ni reembolso, que “estas partidas no son ingresos tributables” y que “se pueden deducir del monto bruto”. El resumen de la plataforma los detalla: Uber, en su sección de gastos, cargos e impuestos; Lyft, como cargos de plataforma, cargos por servicio y peajes. Así, en el Schedule C el monto bruto entra como ingreso y los cargos se restan como gastos, y pagas impuestos sobre lo que te quedó, menos tu carro y tus demás gastos.

Las propinas son ingresos como los demás. Del año tributario 2025 al 2028 hay además una deducción de hasta $25,000 al año en propinas que reúnen los requisitos, para las ocupaciones de una lista del IRS, y “Taxi and Rideshare Drivers and Chauffeurs” (conductores de taxi y de apps de transporte, y choferes) está en ella. Para quien trabaja por cuenta propia, no puede ser mayor que el ingreso neto del negocio del que vinieron las propinas, y “las propinas deben declararse en el Formulario 1099-MISC, 1099-NEC o 1099-K para tener derecho a la deducción”. Se va reduciendo por encima de $150,000 de ingreso bruto ajustado modificado ($300,000 en una declaración conjunta), cubre solo las propinas voluntarias y tiene sus propias condiciones para reclamarla, así que revísala con tu preparador de impuestos (los 1099 y las propinas, en inglés).

El Schedule C, Ganancias o pérdidas de negocios, es la parte de tu declaración federal donde un negocio que es solo tuyo declara sus ingresos y sus gastos; lo que queda es la ganancia sobre la que se calculan el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Tu carro aparece en él dos veces: lo que suman sus millas de negocio, en la línea 9, gastos de automóvil y camión, y su uso, en la Parte IV, información sobre el vehículo (cuándo empezó a usarse para el negocio y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras). No tienes que detallar las deducciones: las millas de negocio se restan de tu ganancia, que pasa a tu Formulario 1040 por medio del Schedule 1, así que también puedes tomar la deducción estándar. Detallar las deducciones solo importa para las millas por motivos médicos y las de caridad (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

Es una sola cantidad del IRS por milla de negocio que cubre lo que cuesta usar el carro: para 2026, 72.5¢ por los viajes hasta el 30 de junio (Aviso 2026-10) y 76¢ por los viajes desde el 1 de julio (Anuncio 2026-11), una tarifa que subió porque aumentó el precio del combustible. Cada viaje lleva la tarifa de su propia fecha: el conductor de nuestra guía de impuestos trimestrales manejó 8,000 millas de negocio antes del 1 de julio y 10,000 después, que suman 8,000 × $0.725 + 10,000 × $0.76 = $13,400.00 en la línea 9. OdoTax calcula cada viaje según su fecha, así que las dos mitades se suman por sí solas (las tarifas de 2026, en inglés).

No: una deducción reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos, y los montos en dólares que OdoTax muestra en tus viajes son esa deducción, no dinero en efectivo. En el Schedule C, baja el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia unos 14¢ por cada dólar deducido (el 15.3% sobre el 92.35% de la ganancia), que a 76¢ por milla son unos 10.7¢ por milla, siempre que tus salarios y tus ingresos del trabajo por cuenta propia juntos se mantengan por debajo de $184,500 en 2026; por encima de eso, solo queda la parte de Medicare, del 2.9%. Para el conductor de nuestra guía, con $13,400 en la línea 9, son $13,400 × 92.35% × 15.3% = $1,893.36 menos de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El impuesto sobre los ingresos también baja: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar; cuánto suma eso depende de toda tu declaración, así que OdoTax muestra la deducción, no un ahorro (deducción o reembolso, en inglés).

Por lo general, sí, si esperas deber $1,000 o más en el año después de las retenciones y los créditos reembolsables, porque nadie te retiene impuestos de lo que te pagan las apps. Para 2026, los pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027; cubren el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los dos calculados sobre la ganancia después de gastos, así que con un registro de millas al día el cálculo sale bien. Si tus ingresos por manejar no son parejos durante el año, el método de pago a plazos basado en el ingreso anualizado puede calcular cada pago con lo que habías ganado al final de marzo, mayo o agosto, y con el año completo para el último; se usa con el Formulario 2210 y el Schedule AI, que se presentan con tu declaración. Si además tienes un trabajo con W-2, la retención adicional que pidas allí cuenta como pagada de forma pareja durante todo el año, sin importar cuándo se descontó (impuestos estimados trimestrales, en inglés).

Sí: el propio ejemplo de la Publicación 463 es un carro que se usa para ver a clientes y proveedores y que “también usa la familia ... para fines personales”, y con la tarifa estándar simplemente deduces las millas de negocio. Solo tus viajes de negocio necesitan los cuatro datos (la fecha, adónde fuiste, por qué y las millas), pero la Parte IV del Schedule C también pide el total de millas del carro en el año, incluido lo que maneja toda la familia, dividido en negocio, trayecto al trabajo y otras; el odómetro del 1 de enero y del 31 de diciembre es la prueba más sencilla. La fecha de la línea 43 es el día en que empezaste a usar el carro para llevar pasajeros, no el día en que lo compraste, y ese primer año es cuando hay que elegir la tarifa por milla. OdoTax registra solo los viajes en los que va tu teléfono, así que los viajes de tu pareja sin ti no están (las lecturas del odómetro los cubren), y si vas de acompañante a la práctica de fútbol, ese viaje se registra para que lo marques como Personal. No inicies sesión en tu cuenta en el teléfono de un familiar: cada viaje en el que vaya ese teléfono terminaría en tu registro y en el conteo de tus viajes gratis (la Parte IV, línea por línea, en inglés).

No: en un año en que usas la tarifa estándar, la Publicación 463 dice que “no se pueden deducir la depreciación, los pagos de arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina (incluidos los impuestos sobre la gasolina), el aceite, el seguro ni las cuotas de registro del vehículo”, porque la tarifa los cubre, y 35¢ de cada milla de negocio de 2026 cuentan como depreciación del carro. Del pago del carro, solo se suma aparte la parte de negocio de los intereses, y lo mismo la parte de negocio del impuesto estatal y local sobre bienes muebles del carro. El estacionamiento y los peajes de negocio se suman por lo que pagaste, y una multa de estacionamiento nunca cuenta. Guarda el recibo de cualquier estacionamiento o peaje de $75 o más, y los papeles de compra del carro; no hay recibos de gasolina ni de reparaciones que guardar (lo que cubre la tarifa, en inglés).

Cuando puedes usar las dos, la Publicación 463 sugiere “calcular la deducción de las dos maneras para ver cuál da una deducción mayor”: la tarifa estándar son las millas de negocio por la tarifa de la fecha de cada viaje, y los gastos reales son la parte de negocio (millas de negocio divididas entre las millas totales) de lo que de verdad costó el carro, con recibos. El momento importa más que la elección: en un carro propio, la tarifa estándar se tiene que usar el primer año en que el carro está disponible para el negocio; después puedes usar cualquiera de los dos métodos cada año, pero un carro que empezó con gastos reales nunca puede usar la tarifa. Un carro por el que reclamas la sección 179 o la deducción especial por depreciación (a menudo llamada depreciación adicional) en su primer año tampoco puede usarla nunca, así que, si compras un carro para el trabajo, toma esa decisión con tu preparador de impuestos. Un carro arrendado con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento. En cualquier caso, necesitas el registro de millas (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Sí: el IRS dice que las tarifas estándar por milla “se aplican a los automóviles totalmente eléctricos e híbridos, así como a los vehículos de gasolina y diésel”. Con la tarifa no deduces aparte la carga ni la gasolina, porque la tarifa ya cubre lo que cuesta usar el carro. La pregunta anterior compara si, con gastos reales, tu carro daría una deducción mayor.

Un carro arrendado con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento; con gastos reales, en cambio, deduces la parte de negocio de los pagos del arrendamiento. Un carro rentado por semana con el programa de renta de una plataforma es otro tipo de acuerdo, en el que importa lo que la renta ya incluye, como el seguro y el mantenimiento, así que pregúntale a un preparador de impuestos cómo deducirlo. En cualquier caso, necesitas el registro de millas para mostrar la parte de negocio (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Puede que no con ese carro. Las instrucciones del Schedule C permiten la tarifa estándar solo si “se era dueño del vehículo y se usó la tarifa estándar por milla el primer año en que el vehículo se puso en servicio”, y la Publicación 463 dice que esa elección se hace “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” de ese primer año. Si 2026 es el primer año en que usas el carro para llevar pasajeros, elige la tarifa en tu declaración de 2026; si lo usas para eso desde un año anterior que nunca deduciste, pregúntale a un preparador de impuestos qué método puede usar ese carro antes de presentar la declaración. Los gastos reales sí son una opción para él y necesitan el mismo registro de millas, y el próximo carro que pongas a trabajar tiene su propio primer año.

De cada viaje de negocio, la Tabla 5-1 de la Publicación 463 pide cuatro cosas: la fecha, adónde fuiste, el motivo de negocio y las millas. Para un conductor, una sola línea de motivo puede cubrir varios pasajeros seguidos, como “Online for Uber — rides”, porque la Publicación 463 permite que el uso de negocio ininterrumpido vaya en un solo registro; “business” a secas se queda corto. Una vez al año, de cada carro, también pide el total de millas, la fecha en que empezó a usarse para el negocio y lo que costó. Hay que anotarlo en el momento o poco después, mientras aún recuerdas el viaje; un registro que llevas cada semana es válido, y sirven el papel, una hoja de cálculo o una app. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y el motivo lo agregas tú (qué pide el IRS, en inglés).

Un viaje de negocio que no puedes probar no se acepta, ni tampoco una parte de él calculada a ojo: “No se pueden deducir cantidades aproximadas o estimadas”. Además puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y el reglamento tributario considera negligencia no llevar registros adecuados. Guarda el registro al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento): un registro de 2026 en una declaración presentada a más tardar el 15 de abril de 2027 se guarda hasta el 15 de abril de 2030. Y guarda el total de millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas el carro, porque las millas con tarifa estándar reducen su base. El IRS no aprueba ni certifica apps de millas: lo que cuenta es lo que dice el registro y cuándo se escribió, y el PDF de OdoTax sigue el formato que describe la Publicación 463; los motivos y la clasificación semanal te tocan a ti (conservar los registros durante años, en inglés).

No para el resto del año: desde el día en que activas el registro automático, cada viaje se registra sobre la marcha. De enero hasta hoy no puedes hacer estimaciones, pero sí puedes reconstruir los viajes de uno en uno con lo que guardaste en su momento: el historial de cada app, los estados de cuenta semanales de las plataformas, los registros de peajes o el historial de ubicaciones de tu teléfono; el historial de la app respalda un viaje, pero no es el registro. Si tenías activada la Cronología de Google Maps (Google Maps Timeline), OdoTax puede importar los viajes que guardó, y puedes agregar otros a mano; el informe marca los dos tipos, y en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de cada mes como cualquier otro viaje, así que, si en un mes tienes más que eso por reconstruir, pásate a Pro primero. Un viaje reconstruido cuenta solo en la medida en que esas pruebas lo respalden, y pesa menos que uno registrado en su momento. Registrar de octubre a diciembre tampoco prueba el verano: la Publicación 463 permite que una parte del año represente el año completo solo cuando otras pruebas muestran que esa parte es representativa, y una temporada de mucho trabajo no es típica de una floja.

Para cambiar una declaración que ya presentaste, presentas una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, por lo general dentro de los 3 años después de presentarla o de los 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, y si las nuevas cifras dan menos impuesto, el IRS te reembolsa lo que pagaste de más. Las reglas de prueba no cambian: nada de estimaciones, y un viaje reconstruido ahora cuenta solo en la medida en que lo respalden los historiales de las apps, los estados de cuenta o un historial de ubicaciones de aquella época. El método es otra cuestión: la Publicación 463 dice que la tarifa estándar por milla se elige “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” del primer año del carro en el negocio, así que puede que una declaración enmendada no pueda elegirla. OdoTax acepta viajes agregados a mano o importados de la Cronología de Google Maps desde el 1 de enero de hace tres años, y calcula cada uno con la tarifa del IRS de su propia fecha; en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de ese mes como cualquier otro viaje, así que, si un mes tiene más, pásate a Pro primero; si no, una importación se detiene en el límite y un viaje agregado después de llegar a él queda bloqueado y no aparece en la lista. Pregúntale primero a un preparador de impuestos si vale la pena enmendar y qué método puede usar tu carro en esos años (un registro reconstruido después, en inglés).

No. Entre viajes, los sensores de movimiento del teléfono y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez notan cuando arrancas; entonces OdoTax enciende el GPS, registra la ruta y las millas, y termina el viaje cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, con la app cerrada y el teléfono en su soporte. Eso funciona mientras la ubicación esté en Siempre (Always) en un iPhone, o en Permitir todo el tiempo (Allow all the time) en Android, con la ubicación exacta (Precise) activada; permite también el acceso a Actividad física (Physical activity), que en un iPhone se llama Movimiento y forma física (Motion & Fitness), porque sin él un viaje puede detectarse cuando ya llevas una milla o dos, y en Android pon el uso de batería en Sin restricciones (Unrestricted); Settings → Tracking configuration te muestra lo que todavía falte. Mover el carro dentro de un estacionamiento no se guarda: los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto se descartan. En un iPhone puedes terminar un viaje al estacionar con Stop drive en la pantalla bloqueada, o diciéndole a Siri “End my drive in odo” (en tu pantalla de inicio, la app se llama odo) (cómo funciona la detección, en inglés).

No: un viaje termina cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, y un viaje que empieza a menos de 10 minutos y 300 metros de donde terminó el anterior se une a él. Así, varios pasajeros seguidos sin una parada larga son un solo viaje, y un turno suele quedar en unos pocos. Eso encaja con la regla: la Publicación 463 permite que el uso de negocio ininterrumpido vaya en un solo registro. También significa que el viaje desde casa se junta directamente con tus primeros pasajeros, a menos que el carro haya estado detenido un rato antes de ellos; si tu preparador de impuestos necesita esas millas por separado, escríbelas en la nota del viaje, que va al CSV del informe (dividir y unir viajes, en inglés).

Más que en un día normal: el GPS funciona con toda su precisión mientras se registra un viaje, y en un turno eso es casi todo el tiempo, así que ten el teléfono en el cargador, como ya haces por la app de transporte. Entre viajes, OdoTax no sigue tu ubicación: el teléfono espera el siguiente viaje con los sensores de movimiento que ya usa y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez. Lo que hay que vigilar es el ahorro de energía del propio teléfono: en un iPhone, el Modo de bajo consumo (Low Power Mode) puede frenar el trabajo en segundo plano, y en Android, un ahorro de batería que limite la ubicación puede hacer que falten viajes o que terminen antes de tiempo; Settings → Tracking configuration avisa de los dos (uso de la batería, en inglés).

Sí. La ruta y las millas vienen del GPS del teléfono, que no necesita internet; el viaje se guarda en el teléfono y se sube automáticamente cuando vuelves a tener señal, y mientras tanto Home dice “N drives tracked offline”. Para clasificar o editar un viaje y para agregar una lectura del odómetro hace falta conexión, así que hazlo después. El modo silencio y No molestar (Do Not Disturb) tampoco lo detienen, porque la detección no depende para nada de las notificaciones; de forma predeterminada, OdoTax envía un recordatorio a la semana, el domingo por la tarde, cuando hay viajes esperando a que los clasifiques. Un lugar sin dirección se registra de todos modos donde estacionaste, y para encontrarlo por su nombre la próxima vez, guárdalo en Settings → Named places → Add place → My location doesn't have an address — pick on map (sin conexión, en inglés).

Cada viaje espera a que digas qué fue: en Home, toca Classify (clasificar) y los viajes aparecen de uno en uno; toca Business o Personal, o mantén presionado Business para elegir un motivo; en el sitio web puedes seleccionar un turno entero y marcarlo de una vez. El motivo es la línea que el informe imprime para decir por qué se hizo un viaje de negocio, y un viaje de negocio sin motivo aparece como “Not recorded” en el PDF. OdoTax trae motivos como Customer visit, Meeting, Errand / supplies y Airport / travel, y tú agregas los tuyos, de hasta 40 caracteres, en Settings → Custom purposes (motivos personalizados): “Online for Uber — rides”, “Online for Lyft — rides”, “Uber and Lyft — rides”. Después de mantener presionado Business y elegir uno, un solo toque en Business clasifica el siguiente viaje con ese mismo motivo. El PDF imprime cada extremo de un viaje como una dirección con calle y número, no con el nombre que le diste al lugar, y una dirección no dice para qué app manejabas, así que pon el nombre de la app en el motivo. Basta con clasificar una vez a la semana: un registro que llevas cada semana cuenta como escrito en el momento o poco después (de negocio o personal, en inglés).

Mientras no lo cambies, sí: el horario de trabajo viene puesto de lunes a viernes, de 9 a 6, así que un viaje dentro de ese horario se sugiere como de negocio y uno fuera de él como personal, y un turno del viernes por la noche aparece como personal. Una sugerencia clasifica un viaje solo cuando tocas Apply (aplicar), a menos que actives Auto-classify, que clasifica los viajes según la hora sin preguntar, así que pon tu horario antes de activarlo. En Settings → Work hours (horario de trabajo), toca Saturday o Sunday (sábado o domingo) para ponerle horario, o Add shift para agregar tu horario de la noche, o apaga la sugerencia fuera de horario (en el sitio web, Settings → Classification → Off hours = personal). Los lugares guardados y los viajes frecuentes tienen prioridad sobre la hora, así que un viaje desde o hacia el lugar que guardaste como Home se sigue sugiriendo como personal, y en una semana irregular quizá prefieras apagar el horario de trabajo y clasificar cada viaje con un toque (clasificar por horario, en inglés).

No, si no tienes un lugar de trabajo fijo: OdoTax ofrece Commute automáticamente solo entre lugares que guardaste como Home y Work. Un viaje que empieza o termina en el lugar que guardaste como Home se sugiere como Personal, pero el viaje desde casa normalmente se junta con tus primeros pasajeros, y el último pasajero con el regreso a casa, así que un viaje con pasajeros es Business; si en tu caso las millas desde o hacia tu casa son trayecto al trabajo, escríbelas en su nota para tu preparador de impuestos. Marca un viaje como Commute en su propia página solo cuando fue únicamente el camino de ida o de vuelta a casa y en tu caso eso es trayecto al trabajo: queda fuera de la deducción y se cuenta para la Parte IV del Schedule C (el trayecto al trabajo, en inglés).

Sí. En la app, abre Drives y toca +, elige From y To (un lugar guardado o una dirección) y OdoTax mide la distancia por carretera entre los dos; cambia la distancia si te fuiste por otro camino y luego pon la hora, el vehículo y el motivo; o, en el sitio web, usa Trips → Add a drive. El viaje dice Added by hand, con un asterisco en el PDF, y eso no cuenta en su contra: un registro hecho a mano sigue siendo un registro. Puedes agregar viajes desde el 1 de enero de hace tres años, y en el plan gratis, un mes que ya tiene sus 35 viajes gratis no acepta más viajes agregados a mano. Si siguen faltando viajes, revisa primero Settings → Tracking configuration (un viaje que falta, en inglés).

OdoTax funciona en un iPhone con iOS 17 o posterior y en Android 7 o posterior, y la misma cuenta se abre en cualquier navegador en my.odo.tax, donde un mes de viajes cabe en una sola pantalla. Todavía no está en el App Store ni en Google Play, así que el botón “Descarga la app” de esta página (odo.tax/es/get) lleva a la versión de prueba: TestFlight, la app de Apple para probar apps nuevas, en un iPhone, y la versión de prueba para Android en Android. Si tienes un teléfono personal y uno del trabajo, inicia sesión en la misma cuenta en los dos: cada uno registra los viajes en los que va, y cuando los dos registran el mismo viaje, OdoTax se queda con uno. La app, la cuenta web y los informes están en inglés, hechos para las declaraciones de impuestos de EE. UU. (la cuenta web, en inglés).

El plan gratis cubre 35 viajes cada mes calendario; solo pide un correo electrónico (sin tarjeta), no vence e incluye todo lo demás, también los informes en PDF y CSV. Todos los viajes cuentan para el límite, también los personales, y una parada larga empieza un viaje nuevo: varios pasajeros seguidos sin una parada larga son un solo viaje, y un descanso de 20 minutos divide un turno en dos, así que quien maneja casi todos los días va a pasar del límite. Los viajes que pasan del límite se siguen registrando, pero llegan como Locked (bloqueados), quedan fuera de los totales y los informes, y el conteo vuelve a empezar el día 1; Settings muestra cuántos viajes gratis te quedan este mes. Pro quita el límite por $7.99 al mes o $74.99 al año (el límite del plan gratis, en inglés).

Sí: el plan mensual se puede cancelar cuando quieras; Pro sigue hasta el final del periodo que pagaste, luego la cuenta vuelve al plan gratis, no se borra nada y los viajes registrados mientras pagabas quedan desbloqueados para siempre. Eso sí, los viajes bloqueados en un mes del plan gratis siguen bloqueados si te suscribes después, y cuando quedan fuera de alcance se ocultan de la lista, no se borran: solo el primer pago de Pro de una cuenta reabre además los 31 días anteriores, y una sola vez, así que pásate a Pro antes de que un mes de mucho trabajo pase de 35 viajes, no después. Pagando mes a mes, nueve meses de Pro cuestan $71.91; a partir de diez meses, sale más barato pagar $74.99 al año. Un plan se administra donde lo compraste: el App Store, Google Play o el sitio web (cambiar o cancelar, en inglés).

Un informe, en PDF y en CSV: en Reports, elige un periodo (el último año tributario, un trimestre, lo que va del año o tus propias fechas), todos los viajes o solo los de negocio, y un carro si tienes más de uno. Antes de hacerlo, clasifica todos los viajes pendientes, porque uno sin clasificar no suma nada; completa cualquier motivo que el informe imprimiría como “Not recorded”, agrega tus lecturas del odómetro y pon la fecha In business use since del carro en Vehicles, en el sitio web. La primera página del PDF tiene las cifras para la línea 9 y la Parte IV del Schedule C, y OdoTax no se conecta con programas de impuestos, así que tú o tu preparador las escriben, uses lo que uses para declarar; el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo. Para entregárselo, guarda una vez a tu contador como contacto y toca Email this report; no necesita una cuenta (enviar un informe, en inglés).

No. OdoTax lleva el registro y aplica la tarifa estándar por milla del IRS a los viajes que marcas como de negocio; qué viajes son de negocio en tu trabajo, cómo se tratan el primer y el último viaje de tu turno y si a tu carro le conviene la tarifa estándar o los gastos reales lo deciden tú y tu preparador de impuestos. Las reglas de esta página vienen de las Publicaciones 463, 587 y 334 del IRS y de las instrucciones del Schedule C, y nuestras guías las citan, empezando por qué pide el IRS en un registro de millas (en inglés).

“Todo el tiempo” (Siempre, en un iPhone) es lo que le permite a OdoTax detectar un viaje que empieza con la app cerrada; con “solo mientras se usa la app”, no registra nada a menos que la app esté abierta en pantalla, y durante un viaje normalmente no lo está. También necesita la ubicación exacta, porque un registro hecho con posiciones aproximadas no es lo bastante preciso para reclamar la deducción. El GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje: cuando estacionas, el viaje termina ahí y el teléfono espera el siguiente; entre viajes, se le pregunta al teléfono dónde está cuando usas Locate en tu cuenta web para encontrar un teléfono perdido, una respuesta que se guarda 30 días, o cuando el equipo de soporte de OdoTax revisa viajes que faltan. Para las horas que no quieres registrar, Settings → Pause auto-tracking, en la app, detiene la detección For 1 hour, For 4 hours, Until tomorrow 9am o For the rest of today, en todos los teléfonos de tu cuenta; mientras tanto no se registra nada, ni siquiera los viajes de negocio, pero puedes agregar uno a mano (qué datos se guardan, en inglés).

Las apps de transporte y tus pasajeros ven un viaje solo en un informe que tú les envías. De cada viaje, OdoTax guarda la ruta, las dos direcciones, las millas y las horas, más lo que tú agregues. Un servicio de mapas ajusta los puntos GPS a las calles y un servicio de direcciones convierte los dos extremos en direcciones con calle y número, y según la política de privacidad, los proveedores de servicios como estos reciben solo los datos que necesitan para su trabajo. Quien recibe un informe ve en él las direcciones de los dos extremos de cada viaje y tus motivos, y en el CSV también tus notas y los nombres que les diste a tus lugares guardados, pero no la ruta; haz un informe solo de los viajes de negocio y tus paradas personales quedan fuera. Si conectas OdoTax con Claude, se le envían tus viajes, totales y lugares guardados cuando los pide, nunca el trazado GPS de un viaje, y si nos avisas de un problema con un viaje, una persona del equipo de OdoTax lo revisa (qué datos se guardan, en inglés).