Registro de millas
El IRS solo permite deducir los gastos del carro por las millas que puedes demostrar, y un registro es la prueba más sencilla: de cada viaje de negocio, la fecha, las millas, adónde fuiste y para qué. OdoTax registra por sí solo los tres primeros datos y convierte el año en un solo informe.
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El informe que OdoTax prepara a la hora de declarar: la deducción por formulario, los viajes por formulario, el registro de viajes en sí y las preguntas del Schedule C (Anexo C) sobre el carro.
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OdoTax registra cuándo y dónde manejaste. El porqué lo agregas tú, y a la hora de declarar el año es un solo informe.
OdoTax detecta que el carro se mueve y registra cada viaje desde la primera milla, sin que tengas que tocar un botón de inicio.
Los viajes esperan a que tengas un minuto libre. Una ruta que manejas con frecuencia se puede guardar con su categoría y su motivo, y se clasifica sola.
A la hora de declarar, el año es un solo informe, con el formato que pide el IRS, listo para ti o para tu contador.
Cuatro datos de cada viaje de negocio, y dos de cada carro una vez al año.
Cada regla, con la ley y la publicación del IRS de donde sale: What the IRS actually wants in a mileage log (en inglés).
Lo que no cuentaY qué pasa con eso
El trayecto al trabajo. Manejar entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual es personal, por lejos que quede. Aun así, anótalo en el registro como trayecto al trabajo: el Schedule C pide las millas del año divididas en negocio, trayecto al trabajo y otras. Un viaje de tu casa a un cliente o a un lugar de trabajo temporal puede ser de negocio; aquí están los casos.
Un viaje que no puedes demostrar. No se puede deducir, y un estimado tampoco sirve para deducir ni siquiera una parte. Además, puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y no llevar registros adecuados cuenta como negligencia. El Schedule C te pregunta directamente si tienes pruebas por escrito de las millas que deduces.
Plantilla gratis
Para un carro que manejas sin tu teléfono, o para las semanas antes de empezar con OdoTax: un registro de viajes, una línea por viaje, que llenas mientras todavía recuerdas cada uno, y una hoja anual con lo que el Schedule C pregunta sobre cada carro.
Dos páginas en inglés, tamaño US Letter, en horizontal. La primera es la hoja anual de cada vehículo; la segunda, un registro de viajes con 25 líneas. Imprime tantas hojas de viajes como necesites.
Abrir el PDFLas columnas del registro de viajes como fila de encabezado, en inglés, para Excel, Google Sheets o Numbers: fecha, origen, destino, motivo de negocio, odómetro inicial y final, millas, estacionamiento y peajes.
Descargar el CSVPara qué sirve cada columna y cómo llenarla (en inglés). Los meses que ya pasaron son otro caso: un registro reconstruido después (en inglés).
Preguntas
Sí. El reglamento menciona un libro de cuentas, un diario, una bitácora u hojas de viaje, y dice que también es un registro adecuado el que se lleva en una computadora con un programa para anotar el uso de negocio del carro. El papel, una hoja de cálculo y una app cuentan por igual, siempre que cada viaje tenga su fecha, millas, destino y motivo. Papel, hoja de cálculo y app, comparados (en inglés).
En el momento o poco después, mientras todavía lo recuerdas. Eso no quiere decir el mismo día: también cuenta un registro que llenas una vez por semana. Una lista escrita en abril del año siguiente no es un registro adecuado; solo cuenta como tu propio testimonio, en la medida en que lo respalden pruebas de esa época.
Para cada viaje, no: nada en las reglas lo exige. Pero la prueba más sencilla del total de millas de un año es la lectura del odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre. En OdoTax agregas esas dos lecturas en Settings, y el informe muestra el odómetro de cada carro al principio y al final del periodo (cómo hacerlo, en inglés).
No. Las reglas evalúan cada viaje por separado, así que las semanas que anotaste siguen valiendo. Los viajes de las semanas que faltan hay que demostrarlos de otra forma: con tu propio testimonio detallado, respaldado por cosas que guardaste en su momento, como anotaciones en el calendario, facturas o recibos.
Un registro reconstruido meses después no es un registro adecuado, y el IRS no acepta estimados para los gastos del carro. Solo puede contar como tu propio testimonio, viaje por viaje, en la medida en que lo respalden otras pruebas de esa época. Solo tienes derecho a reconstruirlo si los registros se perdieron por algo como un incendio o una inundación.
Para un cargo de $75 o más, sí: un recibo, una factura o una prueba similar, salvo que no sea fácil conseguirla. Por debajo de $75, basta con la anotación en tu registro. El estacionamiento en tu lugar de trabajo habitual es parte del trayecto al trabajo y no cuenta.
Al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración en la que reclamas la deducción (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento). En algunos casos el plazo es más largo: 6 años si omites ingresos por más del 25% del ingreso bruto que aparece en la declaración y, si deprecias el carro, mientras todavía se pueda recuperar la depreciación. Las millas a la tarifa estándar también reducen la base del carro, así que guarda las millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas el carro. Todos los casos, en una tabla (en inglés).
Puede ser una. El reglamento permite anotar un viaje de ida y vuelta, o un solo uso de negocio sin interrupciones, como una sola anotación, y una parada para comer entre dos paradas de negocio no lo interrumpe.
Información general, no asesoría fiscal. Cada situación fiscal es distinta; consulta a un profesional calificado antes de presentar tu declaración.
OdoTax registra cada viaje desde la primera milla, con su fecha, su ruta y sus millas, y suma el año a la tarifa de cada fecha.
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