Registro de millas para independientes

Sí, si el trabajo es un negocio que llevas por tu cuenta: lo haces sobre todo para obtener ganancias, con regularidad y no de vez en cuando, y nadie te retiene impuestos de lo que te pagan los clientes. Las millas de negocio van en la línea 9 del Schedule C, con la tarifa estándar por milla del IRS (72.5¢ por milla hasta el 30 de junio de 2026 y 76¢ desde el 1 de julio) o con la parte de negocio de los gastos de funcionamiento del carro, como gasolina, reparaciones y seguro, más el estacionamiento y los peajes de negocio; para eso no necesitas una LLC ni un 1099. Hay tres límites: el viaje entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual es trayecto al trabajo y no cuenta, a menos que una oficina en casa sea tu lugar principal de negocios; necesitas un registro de cada viaje de negocio, hecho sobre la marcha; y en un carro propio solo puedes usar la tarifa por milla si la usaste en el primer año de ese carro en tu negocio. El total reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos; no es dinero que te devuelvan (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

No por sí solo: las pérdidas que son “normales en la etapa inicial de ese tipo de negocio” son uno de los hechos que el IRS toma en cuenta, y “ningún factor por sí solo es decisivo”. El código tributario también supone que una actividad busca ganancias si tuvo ganancias en al menos 3 de los últimos 5 años, incluido el actual, y no tienen que ser seguidos; no llegar a esa cuenta no la convierte en un pasatiempo, solo quiere decir que esa regla no te ayuda. La respuesta importa sobre todo en un año así, porque una pérdida del negocio en el Schedule C puede reducir el impuesto sobre tus otros ingresos, como el salario, dentro de ciertos límites (las reglas de cantidades en riesgo, por ejemplo, por lo general solo te dejan reclamar una pérdida hasta lo que de verdad podrías perder en el negocio), mientras que la pérdida de un pasatiempo no se puede usar contra otros ingresos. Así que guarda lo que demuestre que trabajas para que dé ganancias: contratos, facturas, publicidad, precios que cambiaste y el registro de millas. Si lleva varios años con pérdidas, habla con un preparador de impuestos antes de reclamar las millas.

Solo los viajes para tus propios clientes, y las reglas del primer y el último viaje del día se aplican a ese trabajo como a un negocio aparte. El viaje de tu casa a tu empleo nunca cuenta, y una oficina en casa para tu trabajo independiente no cambia eso, porque la regla de la oficina en casa solo cubre viajes del mismo negocio. Un viaje directo de tu empleo con W-2 a un cliente sí cuenta: la Publicación 463 permite deducir “el gasto de ir de un lugar de trabajo al otro”. Nadie te retiene impuestos de lo que te pagan los clientes, así que puede que tengas que pagar impuesto estimado o pedir que te retengan más en tu empleo (la regla de la oficina en casa, en inglés).

No en tu declaración federal: un empleado no puede deducir las millas que su empleador no le reembolsa, y la ley tributaria de 2025 lo hizo permanente, salvo para unos pocos grupos que la ley nombra, como los reservistas de las Fuerzas Armadas (Aviso 2026-10 del IRS). Lo que sí puedes hacer es pedirle a tu empleador que te reembolse las millas; con un plan con rendición de cuentas, en el que justificas las millas y devuelves lo que te paguen de más, ese dinero no es ingreso para ti. Un informe de OdoTax hecho con la tarifa por milla de tu empleador se imprime como una solicitud de reembolso de millas. Los viajes para tus otros clientes son tu propio negocio, y el resto de esta página se aplica a ellos (quién puede usar la tarifa de negocio, en inglés).

Sí a las dos cosas: la Publicación 334, la guía tributaria del IRS para pequeños negocios, dice que hay que declarar “todos los ingresos que se reciben del negocio, incluidos los ingresos que no se informan en un Formulario 1099 presentado por el pagador”, y los gastos del negocio, millas incluidas, se restan de ellos en el Schedule C. Un cliente que es un negocio solo te envía un 1099-NEC si te pagó $2,000 o más en 2026 ($600 hasta 2025) y no te pagó con tarjeta ni por una app de pagos, y una persona que paga por algo para su propia casa no envía ninguno, porque el formulario es solo para pagos hechos en el curso de un negocio. Una app de pagos o un mercado en línea tiene que enviar un 1099-K cuando te ha pagado más de $20,000 en más de 200 pagos en el año, y puede enviarlo por menos. Lleva tu propio registro de cada pago (de dónde viene el 1099, en inglés).

No necesitas una LLC: un negocio que es solo tuyo es un negocio de un solo dueño y presenta el Schedule C, y lo mismo hace una LLC de un solo dueño, a menos que hayas elegido que tribute como corporación. Un matrimonio que lleva el negocio entre los dos, presenta una declaración conjunta y en el que ambos participan materialmente (de forma regular y sustancial) puede elegir ser una empresa conjunta calificada, y así cada uno presenta un Schedule C por su parte, pero solo si el negocio no es una LLC ni otra entidad creada según la ley estatal; si no, dos dueños, incluida una LLC de dos miembros, por lo general tributan como sociedad colectiva, a menos que hayan elegido otra cosa, y los gastos del negocio van en la declaración de la sociedad, no en un Schedule C tuyo (los matrimonios en estados con bienes gananciales tienen sus propias reglas). Si trabajas en tu propia corporación S, el IRS te considera su empleado, así que lo habitual es que la corporación te reembolse las millas de negocio con un plan con rendición de cuentas, y ese pago no es ingreso para ti. En cualquier caso, el mismo registro de millas respalda las cifras; organiza esto con tu contador.

Los que haces por trabajo: a la oficina o la casa de un cliente, de un cliente al siguiente y a recoger materiales o a dejarle algo a un cliente. La Publicación 463 menciona las visitas a clientes y las reuniones de negocios fuera de tu lugar de trabajo habitual, y su ejemplo de uso de negocio incluye reunirse con proveedores y recoger y entregar artículos a clientes. Los viajes para asuntos tuyos o de tu familia son personales, y de tu casa a una oficina o a un escritorio de coworking donde trabajas con regularidad es trayecto al trabajo, a menos que tu oficina en casa reúna los requisitos. Que el primer viaje desde tu casa cuente o no depende del lugar desde donde trabajas, que es la pregunta siguiente; en el motivo de cada viaje, pon el nombre del cliente o del trabajo (motivos de viaje por oficio, en inglés).

Depende de desde dónde trabajas. Con una oficina en casa que reúne los requisitos de lugar principal de negocios, cuenta el viaje de casa a cualquier cliente, habitual o nuevo, a cualquier distancia, y también el de regreso. Con un lugar de trabajo fuera de casa donde trabajas con regularidad, como una oficina que rentas, cuenta el viaje directo de tu casa a un cliente si su sitio es un lugar de trabajo temporal, pero no el de tu casa a esa oficina. Sin ninguna de las dos cosas, el primer y el último viaje del día son trayecto al trabajo, a menos que el sitio del cliente sea temporal y esté fuera de tu área metropolitana, y los viajes entre clientes cuentan en todos los casos (los tres casos, comparados, en inglés).

Puede ser, si tu casa es el lugar principal de tu negocio. La Publicación 587 toma en cuenta dónde se hace el trabajo más importante y dónde pasas más tiempo, y pone una prueba con la que se juzga a la mayoría de las oficinas en casa: que uses un área específica “de manera exclusiva y regular para actividades administrativas o de gestión” del negocio, como facturar a los clientes, llevar la contabilidad, pedir materiales y programar citas, y que no tengas “ningún otro lugar fijo donde se realicen actividades administrativas o de gestión sustanciales”. Un rincón de un cuarto puede pasarla sin ninguna división; un escritorio que también usa la familia no la pasa. Cuando tu casa reúne los requisitos, cuenta cualquier viaje de casa a un cliente o a otro lugar de trabajo del mismo negocio, habitual o temporal, a cualquier distancia. Si la tuya los reúne o no, lo deciden tú y tu preparador de impuestos; esto es información general de la Publicación 587, no asesoría fiscal (la prueba de la oficina en casa, en inglés).

Sí, si trabajas ahí con regularidad y tu oficina en casa no reúne los requisitos: ir de tu casa hasta ahí y volver es trayecto al trabajo “sin importar la distancia entre la casa y el lugar de trabajo habitual”, y estacionar ahí también es un gasto del trayecto. Pero te sirve para todo lo demás: cuentan los viajes de ahí a un cliente, y también el viaje directo de tu casa a un cliente cuyo sitio es un lugar de trabajo temporal, y el regreso. Si haces la facturación y la contabilidad en casa, en un espacio que se usa solo para el negocio, y no en ese escritorio, la oficina en casa puede ser tu lugar principal de negocios, y entonces el viaje de tu casa al coworking también cuenta. La Publicación 463 no aclara si un escritorio al que vas de vez en cuando es un lugar de trabajo habitual, así que pregúntale a tu preparador de impuestos (los tres casos, comparados, en inglés).

Desde tu casa, solo con una oficina en casa que reúna los requisitos. Un lugar de trabajo es temporal cuando “se espera, de forma realista, que el trabajo allí dure (y de hecho dura) 1 año o menos”; un cliente al que vas cada semana desde hace años, o con el que esperas seguir más de un año, no lo es, así que, sin una oficina en casa que reúna los requisitos, el viaje de casa a ese cliente es trayecto al trabajo. Con ella, las instrucciones del Schedule C cuentan los viajes a otro lugar de trabajo del mismo negocio “independientemente de si el lugar es habitual o temporal y de la distancia”. El viaje de ese cliente a otro cliente cuenta en cualquier caso (los tres casos, comparados, en inglés).

La Publicación 463 convierte tu primera parada en tu oficina: “el lugar del primer contacto de negocios dentro del área metropolitana se considera la oficina”. Así que el viaje de casa a la primera parada del día y el de la última parada de vuelta a casa son trayecto al trabajo, y todo viaje entre ellas es de negocio: de un cliente a otro, de un cliente a la tienda de artículos de oficina. En un día con un solo cliente en la ciudad y nada más, eso puede significar que no tengas ninguna milla de negocio. De casa a un lugar temporal fuera de tu área metropolitana, ida y vuelta, sí cuenta; un área metropolitana es “el área dentro de los límites de la ciudad y los suburbios que se consideran parte de esa área metropolitana”, sin una distancia en millas, así que, para un cliente cerca del límite, pregúntale a tu preparador de impuestos (por qué el viaje desde casa suele ser trayecto al trabajo, en inglés).

Parar a comer no rompe el uso de negocio: la Publicación 463 dice que “el uso personal mínimo, como una parada para almorzar en el camino entre dos paradas de negocio, no es una interrupción del uso de negocio”. Un desvío de verdad es distinto: si por un motivo personal no vas directo de un cliente al siguiente, “no se puede deducir más de lo que habría costado ir directamente”, así que cuenta las millas de la ruta directa. OdoTax registra el viaje tal como lo manejaste y no puede acortar las millas de un viaje registrado; por eso, en un desvío, escribe las millas de la ruta directa en la nota del viaje, que va al CSV del informe, para tu preparador de impuestos (viajes de ida y vuelta y rutas, en inglés).

Las millas de negocio de tu propio carro cuentan dondequiera que esté el cliente, calculadas en la línea 9 como cualquier otro viaje en carro, y si vas y vuelves en el día a un cliente fuera de tu área metropolitana, por un trabajo que se espera que dure un año o menos, el viaje cuenta desde la puerta de tu casa y de regreso, aunque no tengas oficina ni una oficina en casa que reúna los requisitos. Pasar la noche fuera ya entra en las reglas de gastos de viaje: estás “de viaje fuera de casa” cuando el trabajo te mantiene lejos del área general de tu domicilio tributario (por lo general, tu lugar de negocios habitual o, si no tienes uno, posiblemente donde vives normalmente) “bastante más tiempo que una jornada normal de trabajo” y necesitas dormir o descansar; entonces el hotel y el boleto de avión van en la línea 24a, y las comidas en la línea 24b, por lo general al 50%. Si el viaje es sobre todo por trabajo y te quedas unos días de vacaciones, la ida y la vuelta siguen contando, pero los gastos de los días extra no, y alguien que te acompaña, como tu cónyuge, solo cuenta si es tu empleado o alguien con quien haces negocios, como un cliente o un proveedor, con una razón de negocio real para estar ahí. En OdoTax un vuelo nunca se convierte en un viaje en carro, y los viajes en carro al aeropuerto y de regreso se registran como cualquier otro; Airport / travel es uno de los motivos que ya trae OdoTax. El trabajo en el extranjero tiene más reglas, en el capítulo 1 de la Publicación 463, así que pregúntale a tu preparador de impuestos (dónde van los gastos de viaje en el Schedule C, en inglés).

El Schedule C, Ganancias o pérdidas de negocios, es la parte de tu declaración federal donde un negocio que es solo tuyo declara sus ingresos y sus gastos; lo que queda es la ganancia sobre la que se calculan el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Tu carro aparece en él dos veces: lo que suman sus millas de negocio, en la línea 9, gastos de automóvil y camión, y su uso, en la Parte IV, información sobre el vehículo (cuándo empezó a usarse para el negocio y sus millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras). No tienes que detallar las deducciones: las millas de negocio se restan de tu ganancia, que pasa a tu Formulario 1040 por medio del Schedule 1, así que también puedes tomar la deducción estándar. Detallar las deducciones solo importa para las millas por motivos médicos y las de caridad (el Schedule C, línea por línea, en inglés).

Es una sola cantidad del IRS por milla de negocio, que cubre lo que cuesta usar el carro: en 2026, 72.5¢ por los viajes hasta el 30 de junio (Aviso 2026-10) y 76¢ por los viajes desde el 1 de julio (Anuncio 2026-11), más alta porque subieron los precios del combustible. Cada viaje recibe la tarifa de su propia fecha: el año de nuestra guía sobre la oficina en casa tiene 2,496 millas de negocio antes del 1 de julio y 2,600 después, que suman 2,496 × $0.725 + 2,600 × $0.76 = $3,785.60 en la línea 9. OdoTax calcula cada viaje según su fecha, así que las dos mitades se suman solas (las tarifas de 2026, en inglés).

No: una deducción reduce la ganancia sobre la que pagas impuestos, y las cantidades en dólares que OdoTax muestra en tus viajes son esa deducción, no dinero en efectivo. En el Schedule C, reduce el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en unos 14¢ por cada dólar deducido (15.3% sobre el 92.35% de la ganancia), que a 76¢ por milla son unos 10.7¢ por milla, siempre que tus salarios y tus ingresos del trabajo por cuenta propia juntos no pasen de $184,500 en 2026; por encima de eso, solo queda la parte de Medicare, del 2.9%. Para el año de nuestra guía, con $3,785.60 en la línea 9, eso es $3,785.60 × 92.35% × 15.3% = $534.89 menos de impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. El impuesto sobre los ingresos también baja: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar; cuánto suma eso depende de toda tu declaración, así que OdoTax muestra la deducción, no un ahorro (deducción o reembolso de impuestos, en inglés).

Sí. La ganancia está sujeta a impuestos, por pequeña que sea: el impuesto sobre los ingresos se calcula sobre ella junto con el resto de tus ingresos, y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia se debe cuando tus ingresos netos del trabajo por cuenta propia llegan a $400 en el año. Los dos se calculan después de restar los gastos, y en un negocio pequeño el carro suele ser el mayor gasto. Digamos que cobraste $6,000 por tu trabajo y tu único gasto fueron 2,000 millas de negocio en el otoño: a 76¢ por milla son $1,520, y te quedan $4,480 de ganancia. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia es entonces $4,480 × 92.35% × 15.3% = $633.00, frente a $847.77 sin las millas, $214.77 menos, y el impuesto sobre los ingresos también puede bajar: por cada dólar deducido, como máximo lo que pagas de impuesto por tu último dólar, según el resto de tu declaración (qué cambia a la hora de declarar, en inglés).

Sí, y sí. Un cargo por desplazamiento es parte de lo que te paga el cliente, así que va en la línea 1 del Schedule C, con el resto de lo que te pagaron los clientes (la línea de los ingresos brutos): la Publicación 334 dice que hay que declarar “todos los ingresos que se reciben del negocio”. El viaje se deduce en la línea 9 como cualquier otro viaje de negocio, así que el cargo no anula las millas ni las millas anulan el cargo, y la tarifa del IRS no es una lista de precios: cobra por milla, una cantidad fija o a partir de cierta distancia, como prefieras. Si, en cambio, un cliente te reembolsa los gastos reales de un viaje según tus registros, la Publicación 463 tiene reglas propias para rendirle cuentas a un cliente, así que pregúntale a tu preparador de impuestos. Para mostrarle a un cliente el viaje detrás de un cargo, ábrelo en la app de OdoTax y toca Report (informe): le llega solo ese viaje, en PDF y en CSV (enviar un informe, en inglés).

Por lo general sí, si esperas deber $1,000 o más en el año después de las retenciones y los créditos reembolsables, porque nadie te retiene impuestos de lo que te pagan los clientes. Para 2026, los pagos vencen el 15 de abril, el 15 de junio y el 15 de septiembre de 2026, y el 15 de enero de 2027; cubren el impuesto sobre los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, los dos calculados sobre la ganancia después de gastos, así que un registro de millas al día mantiene correcto el cálculo. Si la mayor parte de tus ingresos llega en una parte del año, el método de pago a plazos basado en el ingreso anualizado puede calcular cada pago según lo que habías ganado al final de marzo, mayo o agosto, y el año completo para el último; se usa con el Formulario 2210 y el Schedule AI, que se presentan con tu declaración. Si también tienes un empleo con W-2, la retención adicional ahí cuenta como pagada en partes iguales durante el año, sin importar cuándo te la descontaron (impuestos estimados trimestrales, en inglés).

Sí: el propio ejemplo de la Publicación 463 es un carro que se usa para ver a clientes y proveedores y que el dueño “y su familia usan ... para fines personales”, y con la tarifa estándar simplemente deduces las millas de negocio. Solo tus viajes de negocio necesitan los cuatro datos (la fecha, adónde fuiste, por qué y las millas), pero la Parte IV del Schedule C también pide el total de millas del carro en el año, contando lo que manejan todos, dividido en millas de negocio, de trayecto al trabajo y otras; el odómetro el 1 de enero y el 31 de diciembre es la prueba más sencilla. La fecha de la línea 43 es el día en que tu negocio empezó a usar el carro, no el día en que lo compraste, y ese primer año es cuando hay que elegir la tarifa por milla. OdoTax registra solo los viajes en los que va tu teléfono, así que los viajes de tu pareja sin ti no aparecen (las lecturas los cubren), y si vas de acompañante al entrenamiento de fútbol, ese viaje se registra para que lo marques como Personal. No inicies sesión en tu cuenta en el teléfono de un familiar: cada viaje en el que vaya ese teléfono caería en tu registro y contaría para tus viajes gratis (la Parte IV, línea por línea, en inglés).

No: en un año en que usas la tarifa estándar, la Publicación 463 dice que “no se pueden deducir la depreciación, los pagos de arrendamiento, el mantenimiento y las reparaciones, la gasolina (incluidos los impuestos sobre la gasolina), el aceite, el seguro ni las cuotas de registro del vehículo”, porque la tarifa los cubre, y 35¢ de cada milla de negocio de 2026 cuentan como depreciación del carro. Del pago del carro, solo se suma aparte la parte de negocio de los intereses, y lo mismo la parte de negocio del impuesto estatal y local sobre bienes muebles del carro. El estacionamiento y los peajes de negocio se suman por lo que pagaste, pero estacionar en una oficina o un escritorio de coworking donde trabajas con regularidad es un gasto del trayecto al trabajo, y una multa de estacionamiento nunca cuenta. Guarda el recibo de cualquier estacionamiento o peaje de $75 o más, y los papeles de compra del carro; no hay recibos de gasolina ni de reparaciones que guardar (lo que cubre la tarifa, en inglés).

Cuando puedes usar las dos, la Publicación 463 sugiere “calcular la deducción de las dos maneras para ver cuál da una deducción mayor”: la tarifa estándar son las millas de negocio por la tarifa de la fecha de cada viaje, y los gastos reales son la parte de negocio (millas de negocio divididas entre las millas totales) de lo que de verdad costó el carro, con recibos. El momento importa más que la elección: en un carro propio, la tarifa estándar se tiene que usar el primer año en que el carro está disponible para el negocio; después puedes usar cualquiera de los dos métodos cada año, pero un carro que empezó con gastos reales nunca puede usar la tarifa. Un carro por el que reclamas la sección 179 o la deducción especial por depreciación (a menudo llamada depreciación adicional) en su primer año tampoco puede usarla nunca, así que, si compras un carro para el trabajo, toma esa decisión con tu preparador de impuestos. Un carro arrendado con la tarifa estándar se queda con ella todo el arrendamiento. En cualquier caso, necesitas el registro de millas (tarifa estándar o gastos reales, en inglés).

Sí: el IRS dice que las tarifas estándar por milla “se aplican a los automóviles totalmente eléctricos e híbridos, así como a los vehículos de gasolina y diésel”. Con la tarifa no deduces aparte la carga ni la gasolina, porque la tarifa ya cubre lo que cuesta usar el carro. La pregunta anterior compara si, con gastos reales, tu carro daría una deducción mayor.

Puede que con ese carro no. Las instrucciones del Schedule C solo permiten la tarifa estándar si “el vehículo era propio y se usó la tarifa estándar por milla el primer año en que se puso en servicio”, y la Publicación 463 dice que esa elección se hace “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” de ese primer año. Si 2026 es el primer año en que el carro trabaja para tu negocio, elige la tarifa en tu declaración de 2026; si lo usas para ir a ver clientes desde un año anterior que nunca deduciste, pregúntale a un preparador de impuestos qué método se puede usar con él antes de presentar la declaración. Los gastos reales sí se pueden usar con ese carro y necesitan el mismo registro de millas, y el próximo carro que pongas a trabajar tendrá su propio primer año.

De cada viaje de negocio, la tabla 5-1 de la Publicación 463 pide cuatro cosas: la fecha, adónde fuiste, el motivo de negocio y las millas. Si trabajas como independiente, el motivo nombra al cliente o el trabajo, como “Site visit — Harbor Dental” o “Workshop, Reyes & Co.”; un motivo que diga solo “business” se queda corto. Una vez al año, de cada carro, también pide el total de millas, la fecha en que empezó a usarse para el negocio y lo que costó. Tiene que anotarse en el momento o poco después, mientras todavía recuerdas el viaje; un registro que llevas cada semana es válido, y sirven el papel, una hoja de cálculo o una app. OdoTax registra la fecha, las dos direcciones y las millas mientras manejas, y el motivo lo agregas tú (lo que pide el IRS, en inglés).

Un viaje de negocio que no puedes probar no se acepta, ni tampoco una parte de él calculada a ojo: “No se pueden deducir cantidades aproximadas o estimadas”. Además puede haber una multa: el 20% del impuesto que se dejó de pagar por negligencia, y el reglamento tributario considera negligencia no llevar registros adecuados. Guarda el registro al menos 3 años desde la fecha en que presentas la declaración (una declaración presentada antes de tiempo cuenta como presentada en la fecha de vencimiento): un registro de 2026 en una declaración presentada a más tardar el 15 de abril de 2027 se guarda hasta el 15 de abril de 2030. Y guarda el total de millas de negocio de cada año hasta 3 años después de presentar la declaración del año en que vendas el carro, porque las millas con tarifa estándar reducen su base. El IRS no aprueba ni certifica apps de millas: lo que cuenta es lo que dice el registro y cuándo se escribió, y el PDF de OdoTax sigue el formato que describe la Publicación 463; los motivos y la clasificación semanal te tocan a ti (conservar los registros durante años, en inglés).

Para el resto del año, no: desde el día en que activas el registro automático, cada viaje se registra sobre la marcha. De enero a hoy no puedes estimar, pero sí puedes reconstruir los viajes uno por uno a partir de lo que guardaste en su momento: contratos firmados, facturas, tu calendario, correos con el cliente o el historial de ubicaciones de tu teléfono; un calendario respalda un viaje, pero no es el registro. Si tenías activada la Cronología de Google Maps (Google Maps Timeline), OdoTax puede importar los viajes que guardó, y puedes agregar otros a mano; el informe marca unos y otros, y en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de cada mes como cualquier otro viaje, así que, si en un mes tienes más que eso por reconstruir, pásate a Pro primero. Un viaje reconstruido cuenta solo en la medida en que lo respalden esas pruebas, y pesa menos que uno registrado en el momento. Registrar de octubre a diciembre tampoco prueba el verano: la Publicación 463 solo permite que una parte del año represente el año entero cuando otras pruebas muestran que esa parte es representativa, y una temporada de mucho trabajo no representa a una tranquila.

Para cambiar una declaración que ya presentaste, presentas una declaración enmendada, el Formulario 1040-X, por lo general dentro de los 3 años después de presentarla o de los 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde, y si las nuevas cifras dan menos impuesto, el IRS te reembolsa lo que pagaste de más. Las reglas de prueba no cambian: nada de estimaciones, y un viaje reconstruido ahora cuenta solo en la medida en que lo respalden contratos, facturas, calendarios o un historial de ubicaciones de aquella época. El método es otra cuestión: la Publicación 463 dice que la tarifa estándar por milla se elige “a más tardar en la fecha de vencimiento (incluidas las prórrogas) de la declaración” del primer año del carro en el negocio, así que puede que una declaración enmendada no pueda elegirla. OdoTax acepta viajes agregados a mano o importados de la Cronología de Google Maps desde el 1 de enero de hace tres años, y calcula cada uno con la tarifa del IRS de su propia fecha; en el plan gratis cuentan para los 35 viajes de ese mes como cualquier otro viaje, así que, si un mes tiene más, pásate a Pro primero; si no, una importación se detiene en el límite y un viaje agregado después de llegar a él queda bloqueado y no aparece en la lista. Pregúntale primero a un preparador de impuestos si vale la pena enmendar y qué método puede usar tu carro en esos años (un registro reconstruido después, en inglés).

No. Entre viajes, los sensores de movimiento del teléfono y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez notan cuando arrancas; entonces OdoTax enciende el GPS, registra la ruta y las millas, y termina el viaje cuando el carro lleva unos cinco minutos detenido, con la app cerrada y el teléfono en tu bolsa. Eso funciona mientras la ubicación esté en Siempre (Always) en un iPhone, o en Permitir todo el tiempo (Allow all the time) en Android, con la ubicación exacta (Precise) activada; permite también el acceso a Actividad física (Physical activity), que en un iPhone se llama Movimiento y forma física (Motion & Fitness), porque sin él un viaje puede detectarse cuando ya llevas una milla o dos, y en Android pon el uso de batería en Sin restricciones (Unrestricted); Settings → Tracking configuration te muestra lo que todavía falte. Mover el carro dentro de un estacionamiento no se guarda: los viajes de menos de 0.2 millas o de un minuto se descartan. En un iPhone puedes terminar un viaje al estacionar con Stop drive en la pantalla bloqueada, o diciéndole a Siri “End my drive in odo” (en tu pantalla de inicio, la app se llama odo) (cómo funciona la detección, en inglés).

Poco. La mayoría de los días el carro pasa casi todo el tiempo estacionado, y entre viajes OdoTax no sigue tu ubicación: el teléfono espera el siguiente viaje con los sensores de movimiento que ya usa y un perímetro alrededor del lugar donde se detuvo por última vez, y el GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje. Lo que hay que vigilar es el ahorro de energía del propio teléfono: en un iPhone, el Modo de bajo consumo (Low Power Mode) puede frenar el trabajo en segundo plano, y en Android, un ahorro de batería que limite la ubicación puede hacer que falten viajes o que terminen antes de tiempo; Settings → Tracking configuration avisa de los dos. En Android verás una notificación todo el tiempo, “Ready to detect a drive” y luego las millas que llevas, porque Android la exige a cualquier app que use la ubicación en segundo plano (uso de la batería, en inglés).

Sí. La ruta y las millas vienen del GPS del teléfono, que no necesita internet; el viaje se guarda en el teléfono y se sube automáticamente cuando vuelves a tener señal, y mientras tanto Home dice “N drives tracked offline”. Para clasificar o editar un viaje y para agregar una lectura del odómetro hace falta conexión, así que hazlo después. El modo silencio y No molestar (Do Not Disturb) tampoco lo detienen, porque la detección no depende para nada de las notificaciones; de forma predeterminada, OdoTax envía un recordatorio a la semana, el domingo por la tarde, cuando hay viajes esperando a que los clasifiques. Un sitio sin dirección se registra de todos modos donde estacionaste, y para encontrar ese lugar por su nombre la próxima vez, guárdalo en Settings → Named places → Add place → My location doesn't have an address — pick on map (sin conexión, en inglés).

Cada viaje espera a que digas qué fue: en Home, toca Classify (clasificar) y los viajes aparecen de uno en uno; toca Business o Personal, o mantén presionado Business para elegir un motivo; en el sitio web puedes seleccionar un día entero y clasificarlo de una vez. El motivo es la línea que el informe imprime para decir por qué se hizo un viaje de negocio, y un viaje de negocio sin motivo dice “Not recorded” en el PDF. OdoTax ya trae motivos como Customer visit, Meeting, Errand / supplies y Airport / travel, y tú agregas los tuyos, de hasta 40 caracteres, en Settings → Custom purposes (motivos personalizados): “Site visit — Harbor Dental”, “Workshop — Reyes & Co.”, “Client meeting”, “Supplies”. Después de mantener presionado Business y elegir uno, un solo toque en Business clasifica el siguiente viaje con ese mismo motivo; y el PDF imprime cada extremo de un viaje como una dirección con calle y número, no con el nombre que le diste al lugar, así que nombra al cliente en el motivo. Basta con clasificar una vez a la semana: un registro que llevas cada semana cuenta como hecho en el momento o poco después (de negocio o personal, en inglés).

Mientras no lo cambies, sí: el horario de trabajo viene puesto de lunes a viernes, de 9 a 6, así que un viaje dentro de ese horario se sugiere como de negocio y uno fuera de él como personal, y un sábado con un cliente aparece como personal. Una sugerencia clasifica un viaje solo cuando tocas Apply (aplicar), a menos que actives Auto-classify (clasificación automática), que clasifica los viajes según la hora sin preguntarte, así que pon tu horario antes de activarlo. En Settings → Work hours (horario de trabajo), toca Saturday o Sunday (sábado o domingo) para darle horario, o Add shift (agregar turno) para el trabajo de noche, o desactiva la sugerencia fuera de horario (en el sitio web, Settings → Classification → Off hours = personal). Los lugares guardados y los viajes frecuentes se sugieren antes que el horario, así que un viaje desde o hacia tu lugar Home guardado se sigue sugiriendo como personal, y en una semana irregular quizá prefieras desactivar el horario de trabajo y clasificar cada viaje con un toque (clasificar según el horario, en inglés).

Te lo sugiere: en Settings → Named places (lugares con nombre), guarda tu casa con el tipo Home y la oficina o el escritorio de coworking con el tipo Work, y los viajes entre los dos se te ofrecen como Commute, fuera de la deducción pero contados, porque el Schedule C pide las millas de trayecto al trabajo del carro. Los viajes de esa oficina a un cliente se ofrecen como de negocio. Un viaje directo de tu casa a un cliente se sugiere como Personal, porque uno de sus extremos es tu casa, así que márcalo como Business cuando las reglas de tu caso digan que cuenta. Si tu oficina en casa reúne los requisitos, guarda la oficina como un lugar normal, para que los viajes de tu casa hasta ahí no se ofrezcan como Commute (el trayecto al trabajo, en inglés).

Sí. En la app, abre Drives y toca +, elige From y To (un lugar guardado o una dirección) y OdoTax mide la distancia por carretera entre los dos; cambia la distancia si te fuiste por otro camino y luego pon la hora, el vehículo y el motivo; o, en el sitio web, usa Trips → Add a drive. El viaje dice Added by hand, con un asterisco en el PDF, y eso no cuenta en su contra: un registro hecho a mano sigue siendo un registro. Puedes agregar viajes desde el 1 de enero de hace tres años, y en el plan gratis, un mes que ya tiene sus 35 viajes gratis no acepta más viajes agregados a mano. Si siguen faltando viajes, revisa primero Settings → Tracking configuration (un viaje que falta, en inglés).

OdoTax funciona en un iPhone con iOS 17 o posterior y en Android 7 o posterior, y la misma cuenta se abre en cualquier navegador en my.odo.tax, donde un mes de viajes cabe en una sola pantalla. Todavía no está en el App Store ni en Google Play, así que el botón “Descarga la app” de esta página (odo.tax/es/get) lleva a la versión de prueba: TestFlight, la app de Apple para probar apps nuevas, en un iPhone, y la versión de prueba para Android en Android. Si tienes un teléfono personal y uno del trabajo, inicia sesión en la misma cuenta en los dos: cada uno registra los viajes en los que va, y cuando los dos registran el mismo viaje, OdoTax se queda con uno. La app, la cuenta web y los informes están en inglés, hechos para las declaraciones de impuestos de EE. UU. (la cuenta web, en inglés).

El plan gratis cubre 35 viajes por mes calendario; solo pide un correo electrónico (sin tarjeta), no vence e incluye todo lo demás, también los informes en PDF y CSV. Todos los viajes cuentan para el límite, también los personales, y una parada larga empieza un viaje nuevo: el día con dos clientes de esta página son tres viajes, una parada de 20 minutos en una tienda parte un viaje en dos, y el trayecto al trabajo entre semana a un empleo con W-2, por sí solo, ya son dos viajes por día laborable. El año de esta página, 196 días como ese, son 588 viajes, unos 49 al mes antes de contar los personales. Los viajes que pasan del límite se siguen registrando, pero llegan como Locked (bloqueados), fuera de los totales y los informes, y el conteo vuelve a empezar el día 1; Settings muestra cuántos viajes gratis te quedan este mes. Pro quita el límite por $7.99 al mes o $74.99 al año (el límite del plan gratis, en inglés).

Sí: el plan mensual se puede cancelar cuando quieras; Pro sigue hasta el final del periodo que pagaste, luego la cuenta vuelve al plan gratis, no se borra nada y los viajes registrados mientras pagabas quedan desbloqueados para siempre. Eso sí, los viajes bloqueados en un mes del plan gratis siguen bloqueados si te suscribes después, y cuando quedan fuera de alcance se ocultan de la lista, no se borran: solo el primer pago de Pro de una cuenta reabre además los 31 días anteriores, y una sola vez, así que pásate a Pro antes de que un mes de mucho trabajo pase de 35 viajes, no después. Pagando mes a mes, nueve meses de Pro cuestan $71.91; a partir de diez meses, sale más barato pagar $74.99 al año. Un plan se administra donde lo compraste: el App Store, Google Play o el sitio web (cambiar o cancelar, en inglés).

Un informe, en PDF y en CSV: en Reports, elige un periodo (el último año tributario, un trimestre, lo que va del año o tus propias fechas), todos los viajes o solo los de negocio, y un carro si tienes más de uno. Antes de hacerlo, clasifica todos los viajes pendientes, porque uno sin clasificar no suma nada; completa cualquier motivo que el informe imprimiría como “Not recorded”, agrega tus lecturas del odómetro y pon la fecha In business use since del carro en Vehicles, en el sitio web. La primera página del PDF tiene las cifras para la línea 9 y la Parte IV del Schedule C, y OdoTax no se conecta con programas de impuestos, así que tú o tu preparador las escriben, uses lo que uses para declarar; el CSV se abre en cualquier hoja de cálculo. Para entregárselo, guarda una vez a tu contador como contacto y toca Email this report; no necesita una cuenta (enviar un informe, en inglés).

No. OdoTax lleva el registro y aplica la tarifa estándar por milla del IRS a los viajes que marcas como de negocio; qué viajes son de negocio en tu trabajo, si tu oficina en casa reúne los requisitos y si a tu carro le conviene la tarifa estándar o los gastos reales lo deciden tú y tu preparador de impuestos. Las reglas de esta página vienen de las Publicaciones 463, 587 y 334 del IRS y de las instrucciones del Schedule C, y nuestras guías las citan, empezando por la oficina en casa y las millas (en inglés).

“Todo el tiempo” (Siempre, en un iPhone) es lo que le permite a OdoTax detectar un viaje que empieza con la app cerrada; con “solo mientras se usa la app”, no registra nada a menos que la app esté abierta en pantalla, y durante un viaje normalmente no lo está. También necesita la ubicación exacta, porque un registro hecho con posiciones aproximadas no es lo bastante preciso para reclamar la deducción. El GPS funciona con toda su precisión solo mientras se registra un viaje: cuando estacionas en el lugar de un cliente, el viaje termina ahí y el teléfono espera el siguiente; entre viajes, se le pregunta al teléfono dónde está cuando usas Locate en tu cuenta web para encontrar un teléfono perdido, una respuesta que se guarda 30 días, o cuando el equipo de soporte de OdoTax revisa viajes que faltan. Para las horas que no quieres registrar, Settings → Pause auto-tracking, en la app, detiene la detección For 1 hour, For 4 hours, Until tomorrow 9am o For the rest of today, en todos los teléfonos de tu cuenta; mientras tanto no se registra nada, ni siquiera los viajes de negocio, pero puedes agregar uno a mano (qué datos se guardan, en inglés).

Tus clientes ven un viaje solo en un informe que tú les envías. De cada viaje, OdoTax guarda la ruta, las dos direcciones, las millas y las horas, más lo que tú agregues. Un servicio de mapas ajusta los puntos GPS a las calles y un servicio de direcciones convierte los dos extremos en direcciones con calle y número, y según la política de privacidad, los proveedores de servicios como estos reciben solo los datos que necesitan para su trabajo. Quien recibe un informe ve en él las direcciones de los dos extremos de cada viaje y tus motivos, con los nombres de los clientes, y en el CSV también tus notas y los nombres que les diste a tus lugares guardados, pero no la ruta; haz un informe solo de los viajes de negocio y tus paradas personales quedan fuera. Si conectas OdoTax con Claude, se le envían tus viajes, totales y lugares guardados cuando los pide, nunca el trazado GPS de un viaje, y si nos avisas de un problema con un viaje, una persona del equipo de OdoTax lo revisa (qué datos se guardan, en inglés).